Elektronisko dokumentu nodošana

Latvijas Nacionālais arhīvs pieņem glabāšanā elektroniskos dokumentus.

Prasības elektronisko dokumentu nodošanai glabāšanai Latvijas Nacionālajā arhīvā nosaka 2004.gada 2.marta Ministru kabineta noteikumi Nr.117 „Noteikumi par elektronisko dokumentu izvērtēšanas veidu, saglabāšanas kārtību un nodošanu valsts arhīvam glabāšanā”; 2012.gada 6.novembra Ministru kabineta noteikumi Nr.748  „Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi” un 2012.gada 6.novembra Ministru kabineta noteikumi Nr.749 „Kārtība, kādā nodod dokumentus pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā”.

Lai nodotu elektroniskos dokumentus glabāšanai arhīvā, institūcijai jānoslēdz līgums par elektronisko dokumentu nodošanu pastāvīgā valsts glabāšanā.

• Lai varētu uzsākt elektronisko dokumentu nodošanu, Vienotajā valsts arhīvu informācijas sistēmā (VVAIS) jābūt ievadītai un apstiprinātai fonda uzziņu sistēmai: arhīviskā apraksta shēmai, fonda un lietu aprakstiem.
• Elektroniskajiem dokumentiem jābūt sagatavotiem nodošanai – jābūt izveidotām elektronisko dokumentu nodošanas pakotnēm (SIP).

Līguma paraugi:

Konsultācijas tehniskos jautājumos par elektronisko dokumentu saglabāšanu un nodošanu valsts glabāšanā:

Elektronisko dokumentus nodošana valsts glabāšanā, izmantojot Vienoto valsts arhīvu informācijas sistēmu:

1. Institūcija VVAIS ievada arhīviskā apraksta shēmu, fonda un lietu aprakstus, izveido lietām piesaistītas glabājamās vienības, iesniedz apstiprināšanai;
   Tiesības veidot uzziņu sistēmu VVAIS Institūcija iegūst, noslēdzot līgumu par Iestāžu portāla izmantošanu. Informācija par portālu atrodama šeit.
2. Latvijas Nacionālai arhīvs izskata un apstiprina iesniegto uzziņu sistēmu;

Sakarā ar veicamajiem uzlabojumiem VVAIS un jauna SIP pakotņu veidošanas rīka izstrādi, pašlaik SIP pakotnes ir veidojamas vienkāršotā kārtībā - 

pakotne sastāv no nododamajām datnēm un to reģistra .XML formātā.

Datu bāzu datu nodošanai valsts glabāšanā nav atšķirības no pārējo elektronisko dokumentu nodošanas procedūras:

No datu bāzes tiek eksportēti dati .CSV, .XML vai .SIARD2 formātos.

Lai varētu izmantot nodotos elektroniskos dokumentus:

1. Lietotājs Vienotajā valsts arhīvu informācijas sistēmā (VVAIS) meklē nepieciešamo informāciju. Meklēt var fondu, lietu, dokumentu līmenī pēc nosaukuma, datējuma, uzziņu koda, dokumenta autora u.c. kritērijiem.
2. Atrod nepieciešamos apraksta vienību (lietu vai dokumentu), šķirklī „GV” klikšķina „Pieprasīt DIP”. Sistēma atver pieprasītā dokumenta datni.