Arhīva izziņa ir arhīvā sagatavots un apliecināts dokuments, kurā izklāstīta arhīva dokumentos esošā informācija par kādu faktu, notikumu vai personu ar norādi uz informācijas meklējumdatiem – fonda, apraksta, lietas, lapas vai lappuses numuru.
Sociāli tiesiskā arhīva izziņa ir izziņa, ko pieprasa iesniegšanai citā institūcijā (Valsts sociālās apdrošināšanas aģentūrā, Valsts nodarbinātības dienestā, tiesā u.c.) likumā noteiktajos gadījumos. Par sociāli tiesisko izziņu maksā valsts nodevu, kuras lielums atkarīgs no izziņā iekļauto faktu skaita.
Arhīvā var pieprasīt informāciju par:
- par darba gaitām, mācībām, dienestu bruņotajos spēkos, policijā;
- par nekustama un kustama īpašuma piederību, apsaimniekošanu, atsavināšanu, nacionalizāciju;
- par tiesu spriedumiem (civillietās un krimināllietās), notariālo darbību dokumentiem (testamenti, līgumi u.c.);
- par civilstāvokli: dzimšanas, laulību, miršanas reģistrāciju (no ierakstiem baznīcu grāmatās līdz 1920. gadam ieskaitot);
- par pilsonību, tautību;
- par dzīvesvietu, ģimenes sastāvu, uzvārda maiņu;
- par adopciju, aizbildniecību, atrašanos bērnu namos;
- par atrašanos ieslodzījumā Latvijā, deportāciju uz Krieviju, iekļaušanu kulaku sarakstos;
- par atrašanos ārstniecības iestādēs, slimības vēsturi;
- par piederību sabiedriskajām organizācijām, biedrībām, partijām;
- par ievešanu un izvešanu no Latvijas, atrašanos koncentrācijas nometnēs, spaidu darbos, darba dienestā Latvijā un citās Eiropas valstīs nacistu okupācijas laikā (1941-1945);
- par institūciju, organizāciju, uzņēmumu, iestāžu vēsturi,
- dzimtas vēsturi,
- par banku (likvidētu) kontu izrakstiem
- citiem jautājumiem.
Personai ir tiesības pieprasīt un iegūt informāciju par sevi un mirušajiem radiniekiem vai laulāto, apliecinot savu identitāti un uzrādot radniecību vai laulību apliecinošus dokumentus.
Citai privātpersonai vai publiskai personai ir tiesības pieprasīt un iegūt informāciju par personas datu subjektu, ja no tā saņemta rakstveida atļauja. Persona, kura pieprasa informāciju, ir atbildīga par tās izmantošanu.
Lai saņemtu arhīva izziņu, arhīvam jāiesniedz pieprasījums, aizpildot arhīva pieprasījuma veidlapu vai sastādot pieprasījumu brīvā formā.
Pieprasījumā jānorāda :
- datus par sevi: personai – vārds, uzvārds (agrākais uzvārds), dzīvesvietas adrese, organizācijai – nosaukums, reģistrācijas numurs, juridiskā adrese;
- interesējošais jautājums: īss, iespējami precīzs jautājuma formulējums, notikuma vieta, laiks, vai vismaz aptuvena hronoloģija;
- vēlamā dokumenta forma: vai nepieciešama tikai izziņa, vai arī arhīva dokumenta kopija;
- institūcija, kurai izziņa jāiesniedz, un jautājums, kura kārtošanai nepieciešama arhīva izziņa;
- dokumenta piegādes vai saņemšanas veids: pa pastu, e-pastu, vai saņēmējs pats ieradīsies arhīvā pēc izziņas.
Pieprasījumam ir jābūt pašrocīgi parakstītam vai parakstītam ar drošu elektronisko parakstu.
Pieprasījumu iesniedz jebkurā arhīva struktūrvienībā, nosūta pa pastu vai e-pastu. Pa e-pastu sūtītajiem pieprasījumiem jābūt parakstītiem ar drošu elektronisko parakstu.
Arhīva izziņu var pieprasīt arī tiešsaistē izmantojot e-pakalpojumu.
Arhīva izziņas sagatavošana ir maksas pakalpojums.
Samaksas lielumu arhīva izziņai nosaka saskaņā ar Latvijas Nacionālā arhīva publisko maksas pakalpojumu cenrādi.
Ja pasūtītājs vēlas saņemt arhīva izziņu īsākā termiņā nekā 30 dienas, maksai par pakalpojumu piemēro šādus koeficientus:
3.1. koeficientu 2, ja pakalpojumu sniedz 15 dienu laikā;
3.2. koeficientu 3, ja pakalpojumu sniedz 10 dienu laikā;
3.3. koeficientu 4, ja pakalpojumu sniedz piecu dienu laikā.
Arhīva izziņu izsniedz vai nosūta pieprasītājam pēc rēķinā noteiktās samaksas saņemšanas.
Par sociāli tiesisko arhīva izziņu jāmaksā valsts nodeva, kuras lielums atkarīgs no izziņā minēto faktu skaita. Nodevas apmēru nosaka saskaņā ar Noteikumiem par valsts nodevu par Latvijas Nacionālā arhīva sociāli tiesiskās izziņas sagatavošanu un izsniegšanu
Ja pieprasītājs vēlas saņemt arhīva izziņu termiņā, kas ir īsāks par likumā noteikto, valsts nodevas apmērs attiecīgi pieaug:
- par arhīva izziņas sagatavošanu un izsniegšanu 11 līdz 15 darbdienu laikā – divas reizes;
- par arhīva izziņas sagatavošanu un izsniegšanu 6 līdz 10 darbdienu laikā – trīs reizes;
- par arhīva izziņas sagatavošanu un izsniegšanu piecu darbdienu laikā – četras reizes.
Valsts nodevas apmēru par 50 % samazina:
- politiski represētai personai, pirmās vai otrās grupas invalīdam vai personai, kas atbilst trūcīgas personas statusam, ja persona uzrāda attiecīgo statusu apliecinošu dokumentu vai pieprasījumam pievieno šāda dokumenta kopiju;
- pēc pamatota pieprasījuma saņemšanas, ja pieprasītā informācija personai nepieciešama bērna tiesību un interešu aizsardzībai.
Sociāli tiesisko arhīva izziņu izsniedz vai nosūta pieprasītājam pēc rēķinā noteiktās valsts nodevas saņemšanas.
Arhīva izziņu sagatavo mēneša laikā no pieprasījuma saņemšanas arhīvā.
Ja objektīvu iemeslu dēļ noteikto termiņu nav iespējams ievērot, ar arhīva direktora lēmumu to pagarina uz laiku, ne ilgāku par četriem mēnešiem no pieprasījuma saņemšanas dienas. Par to informē konkrēto pieprasītāju; šo informāciju izvieto arhīva Portālā un pieprasījumu pieņemšanas vietās arhīva struktūrvienībās.
Ja pieprasītājs vēlas saņemt arhīva izziņu īsākā termiņā nekā 30 dienas, maksai par pakalpojumu/ valsts nodevai piemēro koeficientus.
Arhīva izziņu izsniedz vai nosūta pieprasītājam pēc rēķinā noteiktās samaksas saņemšanas.
Arhīva izziņu var saņemt pa pastu, e-pastu, uz vietas arhīvā. Vēlamais saņemšanas veids jānorāda pieprasījumā.
Aicinām izvēlēties arhīva izziņas saņemšanu elektroniska dokumenta veidā, jo elektroniskie dokumenti ir derīgi iesniegšanai visās valsts un pašvaldību iestādēs.
Arhīvs elektroniska dokumenta formā sagatavotu izziņu pēc klienta pieprasījuma var pārsūtīt Valsts sociālās apdrošināšanas aģentūrai.
Klientam, kurš vēlās saņemt šādu pakalpojumu, pieprasījumā ir jānorāda, ka vēlas saņemt izziņu elektroniskā dokumenta formā savā epastā un ka to nosūta arī Valsts sociālās apdrošināšanas aģentūrai.
Ja Latvijas Nacionālajā arhīvā ir nonākuši personas:
- izglītības dokumenti (atestāti, diplomi, apliecības);
- darba grāmatiņa;
- civilstāvokļa akti (dzimšanas, laulību, miršanas apliecības)
tad, uzrādot personu apliecinošu dokumentu, persona var saņemt minēto dokumentu oriģinālus.
- Valsts un pašvaldību iestāžu arhīvos:
- vispārējās darbības dokumenti 10 gadus līdz to nodošanai valsts arhīvos;
- personāla dokumenti 75 gadus līdz to nodošanai valsts arhīvos, (termiņi var tikt izmainīti iestāžu likvidācijas vai reorganizācijas gadījumos);
- ierobežotas pieejamības un slepeni dokumenti līdz pieejamības ierobežojumu atcelšanai.
- Privātuzņēmumu, firmu, banku, sabiedrisko organizāciju un citu nevalstisko institūciju arhīvos:
- vispārējās darbības un personāla dokumenti glabājas pastāvīgi, (dokumenti ar arhīvistisku vērtību var tikt pieņemti valsts arhīvos uz savstarpējas vienošanās pamata).
- Pilsētu dzimtsarakstu nodaļu arhīvos:
- Baznīcu metriku grāmatu un civilstāvokļa aktu reģistru ierakstu pirmie un otrie eksemplāri par laika periodu no 1920. gada līdz 2012. gadam glabājas republikas pilsētas dzimtsarakstu nodaļā vai dzimtsarakstu nodaļā, kura atrodas novada administratīvajā centrā.
- Civilstāvokļa aktu reģistru ieraksti par laika periodu no 2013. gada glabājās dzimtsarakstu nodaļā, kas veikusi civilstāvokļa aktu reģistrāciju.
- Iesniegumu par atkārtota civilstāvokļa aktu reģistrāciju apliecinoša dokumenta pieprasīšanu var iesniegt jebkurā pašvaldības dzimtsarakstu nodaļā, neatkarīgi no civilstāvokļa aktu reģistra ieraksta glabāšanas vietas.
- Plašāka aktuālā informācija par atkārtotu dzimšanas/miršanas/laulību apliecības vai izziņas pieprasīšanu arī pieejama Tieslietu ministrijas mājaslapā
*Baznīcu grāmatas ar dzimšanas, laulību un miršanas reģistrācijas ierakstiem par laiku līdz 1919.gadam glabājas Latvijas Valsts vēstures arhīvā.
- Totalitārisma seku dokumentēšanas centrā:
- ziņas un dokumenti, kas saistīti ar LPSR Valsts drošības komiteju.
- Muzeju un bibliotēku rokrakstu fondos:
- atsevišķu personu, dzimtu, sabiedrisko organizāciju dokumentu kolekcijas.