Lai nodrošinātu institūcijas dokumentu un arhīva pārvaldības organizāciju, iekšējo uzraudzību un kontroli, institūcijas vadītājs, mainoties institūcijas personālam, nodrošina institūcijas darbinieka rīcībā esošo dokumentu nodošanu un pieņemšanu.
Dokumentu nodošana un pieņemšana būtu jāveic ikvienā gadījumā, kad darbinieka atbildībā ir dokumenti, tie var būt gan dokumentu pārvaldības (lietvedības) laikā, gan arhīvu pārvaldības laikā, tādiem dokumentiem, kas nodoti institūcijas arhīvā.
Nododot un pieņemot dokumentus, institūcijas vadītājs, atbildīgās personas un jaunais darbinieks var nodrošināties, ka atbildēs vienīgi par viņam nodotajiem dokumentiem, kā arī nodrošināt dokumentu zudumus darbinieka maiņas gadījumā.