Institūcijas dokumentus – īslaicīgi (līdz 10 gadiem) un ilgstoši (ilgāk par 10 gadiem) glabājamos dokumentus – drīkst iznīcināt pēc tam, kas akts par dokumentu atlasi iznīcināšanai ir saskaņots ar Latvijas Nacionālo arhīvu.
Iznīcināšanai atlasa tādus dokumentus un lietas, kam beidzies noteiktais glābšanas termiņš.
Aktus par dokumentu atlasi iznīcināšanai elektroniski saskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu.
Aktus par dokumentu atlasi iznīcināšanai var neizstrādāt gadījumā, ja elektroniski radīto dokumentu automātiska iznīcināšana (dzēšana) konkrētam dokumentu veidam informācijas sistēmā ir noteikta ārējā normatīvajā aktā vai arī institūcija, ieviešot automātisku datu iznīcināšanu un nosakot iznīcināšanas termiņu, to ir saskaņojusi ar Latvijas Nacionālo arhīvu.
Institūcija vērtē to, vai visiem aktā iekļautajiem dokumentiem ir beidzies glabāšanas termiņš, un salīdzina iznīcināmo lietu faktisko skaitu ar aktā norādīto lietu skaitu.
Latvijas Nacionālais arhīvs vērtē vienīgi, vai aktā nav iekļauti pastāvīgi glabājamie dokumenti vai ilgstoši glabājamie dokumenti, kam vēl nav beidzies glabāšanas termiņš.
Pēc Latvijas Nacionālā arhīva saskaņojuma saņemšanas institūcija organizē dokumentu iznīcināšanu. Vairs nav aizliegums iznīcināt dokumentus, ja par attiecīgo iznīcināmo dokumentu radīšanas vai saņemšanas gadu nav sakārtoti ilgstoši vai pastāvīgi glabājamie dokumenti.