Klasifikācijas shēmu saskaņo reizi piecos gados vai ja ir nozares (piemēram, pašvaldības, izglītības iestāžu) klasifikācijas shēma - reizi astoņos gados.

Institūcijām Arhīvu likums un tam pakārtotie Ministru kabineta noteikumi nosaka īpašas prasības arhīviski vērtīgo dokumentu sakārtošanā un aprakstīšanā.

Kas ir arhīviski vērtīgie dokumenti, kuri jāsakārto un jāapraksta?

Pēc dokumentu glabāšanas termiņa izšķir uz laiku un pastāvīgi glabājamajos dokumentus. Turklāt uz laiku glabājamie dokumenti iedalās īslaicīgi (līdz 10 gadiem) un ilglaicīgi (ilgāk par 10 gadiem) glabājamajos dokumentos. Arhīviski vērtīgie dokumenti ir tie, kuru glabāšanas termiņš ir vai nu ilgstošs (ilgāks par desmit gadiem, bet ne mūžīgs) vai arī pastāvīgs (mūžīgs). Dokumenti, kuri jāglabā līdz 10 gadiem (īslaicīgi glabājamie dokumenti) nav arhīviski vērtīgi, tiem nav īpašu sakārtošanas un aprakstīšanas prasību.

Institūcijas sakārto un apraksta arhīviski vērtīgos dokumentus piecu gadu laikā kopš to radīšanas.

Elektroniskos dokumentus sakārto un apraksta četru gadu laikā kopš to radīšanas.

Privātpersonām arhīviski vērtīgo dokumentu sakārtošanas un aprakstīšanas prasības nav obligātas.

Obligāta ir arhīviski vērtīgo dokumentu sakārtošana un aprakstīšana privātpersonas likvidācijas vai darbības izbeigšanas gadījumā, kad arhīviski vērtīgie dokumenti ir jānodod Latvijas Nacionālajam arhīvam.

Sakārtošanas laikā sastāda uzziņu un uzskates līdzekļus: lietu uzskaites sarakstus, vairāklīmeņu arhīviskā apraksta shēmu, fonda līmeņa aprakstu.

Uzziņu un uzskaites līdzekļu paraugi: