Dokumentu glabāšana

Arhīva dokumentu bojājumu katalogs sniedz vizuāli ilustrētu un vienotu terminoloģiju biežāk sastopamajiem arhīva dokumentu bojājumiem. Katalogā raksturoti 46 bojājumu veidi, kas iedalīti 7 kategorijās, aprakstītas bojājumu vizuāli raksturīgākās īpašības, dotas norādes par konkrētā bojājuma bīstamības pakāpi un iespējamajiem bojājuma cēloņiem, sniegti ieteikumi bojājumu attīstības procesu palēnināšanai/aizkavēšanai un/vai novēršanai.

Arhīva vides kvalitātes kontrole

Optimālas vides uzturēšana arhīva glabātavās ir būtisks priekšnoteikums dokumentu ilgtermiņa saglabāšanai. Neatbilstošs gaisa relatīvais mitrums un temperatūra veicina arhīva materiālu fizisku un ķīmisku degradāciju, kā arī rada labvēlīgus apstākļus mikrobioloģiskā piesārņojuma izplatībai un augšanai. Lai nodrošinātu arhīva materiāliem drošu un stabilu vidi, uztur atbilstošu glabātavu mikroklimatu un veic vides mikrobioloģisko testēšanu.

Ieteikumi arhīvglabātavu uzkopšanai

Higiēnas prasību nodrošināšanai arhīva glabātavās izstrādāti ieteikumi to uzkopšanai, ievērojot normatīvos aktus, ņemot vērā praktisko pieredzi un starptautiskās saglabāšanas un uzkopšanas vadlīnijas.

Ārkārtējās situācijas

Lai nodrošinātu arhīva dokumentu aizsardzību ārkārtējās situācijās, izstrādāts rīcības plāns, kas palīdz sagatavoties iespējamām krīzēm un nosaka galvenos soļus, lai efektīvi reaģētu plūdu un citu apdraudējumu situācijās.

Rīcības plāna galvenie posmi:

1. Preventīvie un gatavības pasākumi – risku apzināšana un izvērtēšana, atbildību deleģēšana un saziņas tīkla izveide ārkārtējās situācijās, glabātavu vides un mikroklimata monitorings, ārkārtējo komplektu sagatavošana un aktualizēšana.
2. Reaģēšanas pasākumi – drošības nodrošināšana, bojājumu fiksēšana, objektu evakuācija un žāvēšana.
3. Seku likvidēšanas un atjaunošanas pasākumi – dokumentu apstrāde un dezinfekcija, bojāto lietu restaurācija.

Svarīgākie aspekti darbā ārkārtējās situācijās:

• Vienmēr informējiet vadītāju un pārliecinieties par drošību pirms darbu uzsākšanas.
• Dokumentējiet situāciju – veiciet foto un video uzņemšanu.
• Ievērojiet darba drošību un izmantojiet personīgos aizsarglīdzekļus (cimdus, masku, aizsargbrilles).
• Nodaliet un marķējiet bojātos objektus.
• Ievērojot materiāla īpašības un pastāvīgi tos uzraugot, veic samirkušo dokumentu žāvēšanu.
• Preventīvi lietojiet dezinfekcijas līdzekļus, lai novērstu pelējuma attīstību.

Lūdzu ņemt vērā, ka šie materiāli satur tīmekļa saites, atsauces uz normatīvajiem aktiem un citu informāciju, kas var novecot. Jautājumu vai neskaidrību gadījumā, lūdzu, sazinieties, rakstot uz e-pastu: DPSD@arhivi.gov.lv.