Latvijas Nacionālā arhīva Arhīvu inspekcijas veikto pārbaužu rezultātu apkopojums par 2022.gadu

Šī ir visbiežāk konstatētā neatbilstība institūciju dokumentu un arhīvu pārvaldībā 2022.gadā. Salīdzinot ar iepriekšējiem gadiem strauji pieaudzis to institūciju skaits, kurās savlaicīgi netiek veiktas dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudes, līdz ar ko būtiski pieaug risks iespējamiem arhīva dokumentu zudumiem. It īpaši šāds risks rodas institūciju reorganizācijas vai likvidācijas procesos, jo nereti bijušie par dokumentu un arhīvu pārvaldību atbildīgie darbinieki nav veikuši dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudes un nodevuši jaunajiem darbiniekiem ne aktīvās dokumentu pārvaldības lietas, ne institūcijas arhīva dokumentus.
Virkne institūciju regulāri neveic ne kārtējās dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudes, ne arī papildu pārbaudes, kas noteiktas normatīvajos aktos, tas ir - pirms dokumentu nodošanas Latvijas Nacionālajam arhīvam, pēc dokumentu pārvietošanas uz citu telpu, ārkārtas situācijās saistībā ar arhīva dokumentiem, kā arī - mainoties par arhīvu atbildīgajiem darbiniekiem.

Joprojām Arhīvu inspekcija savās pārbaudēs konstatē formāli veiktas institūciju dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudes, par kurām tiek noformēts akts par dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi, bet faktiski pārbaudes nav veiktas un aktos atspoguļota institūcijai vēlamā situācija, ka ar arhīva dokumentiem viss ir kārtībā. Arī Arhīvu inspekcijas darbiniekiem ne vienmēr izdodas pārbaudes gaitā šādus gadījumus atklāt, jo tad pašiem inspektoriem būtu jāveic visu institūcijas arhīva dokumentu esības pārbaude. Šādas situācijas dažkārt atklājas, kad konstatē dokumentu iztrūkumu pirms to nodošanas pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajam arhīvam, tomēr faktiskais dokumentu zudums, iespējams, ir noticis jau agrāk. Šī ir bezatbildība no iesaistīto darbinieku puses un var rezultēties ar administratīvā pārkāpuma procesa uzsākšanu un, iespējams, administratīvā soda piemērošanu vainīgajām personām.
Konstatējot dokumentu iztrūkumu vai bojājumus, institūcijas pareizākā rīcība ir nekavējoties sazināties ar Latvijas Nacionālo arhīvu un savlaicīgi uzsākt dokumentu meklēšana vai, dokumentu bojājumu gadījumā - dezinfekciju, pārvietošanu u.c. pasākumus. Savlaicīgi rīkojoties, pastāv iespēja zudušos dokumentus atrast, bet fiziski bojātus dokumentus iespēju robežās saglabāt.

Otrajā vietā Arhīvu inspekcijas konstatēto neatbilstību sarakstā 2022.gadā ir darbinieku rīcībā esošo dokumentu nodošanas – pieņemšanas neveikšana, mainoties institūcijas personālam. Arī šī ir ilgstoša problēma institūciju dokumentu un arhīvu pārvaldībā, kas strauji pieauga saistībā ar dažādu institūciju reorganizāciju administratīvi teritoriālās reformas laikā. Lai gan jaunie novadi tika izveidoti jau 2021.gadā, dažādu iestāžu un struktūrvienību reorganizācija novados turpinājās arī 2022.gadā.

Šāda bezdarbība nereti rezultējas ar dokumentu iztrūkumu, kas tiek konstatēts novēloti, atbildīgās personas no darba ir atlaistas, bet jaunā darbinieka rīcībā nav pierādījumu, ka dokumenti ir pazuduši pirms viņa stāšanās amatā. Minētā situācija visbiežāk ir vērojama dažādu institūciju reformu gaitā, kad notiek darbinieku nomaiņa. Darbinieki, kuri tiek atlaisti ne vienmēr godprātīgi veic savā rīcībā un atbildībā esošo dokumentu nodošanu jaunajiem darbiniekiem, tāpēc jaunie darbinieki ne vienmēr ir informēti par dokumentu atrašanās vietu, to apjomu un fizisko stāvokli. Institūciju vadībai ir jāpievērš īpaša uzmanība digitālā vidē radīto un uzkrāto arhīva dokumentu saglabāšanai, t.sk., nosakot konkrētu to glabāšanas vietu (informācijas sistēma, serveris u.c.) līdz to nodošanai Latvijas Nacionālajam arhīvam. Dažkārt par dokumentu un arhīva pārvaldību atbildīgās personas nemaz īsti nevar parādīt vai pastāstīt, kur glabājas institūcijas digitālā vidē radītie dokumenti, jo viņi kā savu atbildības lauku uztver tikai papīra dokumentus, tomēr normatīvo aktu prasības dokumentu un arhīva pārvaldībā ir attiecināmas uz jebkurā vidē radītiem dokumentiem.

Ja institūcijas atlaistais darbinieks nav nodevis jaunajam darbiniekam savā rīcībā un atbildībā esošos dokumentus, iesakām pēc iespējas ātrāk organizēt dokumentu esības pārbaudi un sastādīt aktu par faktisko situāciju, bet dokumentu iztrūkuma gadījumā - nekavējoties informēt Latvijas Nacionālo arhīvu.

Dokumentu un arhīva pārvaldības iekšējo procesu sakārtošana institūcijās, t.sk. iekšējo normatīvo aktu izdošana, ir pamats veiksmīgai darba organizācijai, iekšējai uzraudzībai un kontrolei dokumentu un arhīva pārvaldības jomā. Kompetents, zinošs un savus pienākumus izprotošs darbinieks parasti ir arī atbildīgs darbinieks, tāpēc ļoti svarīgi, lai ikvienā institūcijā būtu skaidri saprotami katra par dokumentu un arhīva pārvaldību atbildīgā darbinieka pienākumi un tiesības. Ja dokumentu un arhīva pārvaldības pienākumi institūcijā nav deleģēti un konkrēti noteikti, institūcijas vadītājs pats nepastarpināti ir atbildīgs par dokumentu un arhīva pārvaldības kārtības ievērošanu, kā tas noteikts Arhīvu likuma 4.panta piektajā daļā.

Dokumentu un arhīva pārvaldības procesu organizācijas problēmas īpaši aktualizējās 2021.gadā pēc administratīvi teritoriālās reformas un bija aktuālas arī 2022.gadā, jo turpinājās jauno pašvaldību struktūrvienību un iestāžu reorganizācija. Reorganizācijas procesa gaitā bieži ir piemirsts par dažiem būtiskiem dokumentu un arhīvu pārvaldības jautājumiem – atbildīgo personu norīkošana jaunajās institūcijās un šo personu pienākumu noteikšana. Arhīvu inspekcija, veicot pārbaudes, joprojām nereti konstatē, ka nav norīkotas atbildīgās personas par reorganizētās institūcijas dokumentiem, lai gan jaunizveidotā institūcija ir reorganizētās institūcijas saistību un tiesību pārņēmēja. Dažkārt jaunie darbinieki uzskata, ka viņu atbildība ir tikai jaunizveidotās institūcijas dokumenti, bet pārņemto reorganizēto institūciju dokumenti nav viņu atbildības lokā. Atgādinām, ka Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministrijas izstrādātajā Metodikā 2021.gada jaunveidojamo novadu pašvaldību darbības uzsākšanai, kas izdota saskaņā ar Administratīvo teritoriju un apdzīvoto vietu likumu, 2.5., 21. un 23. punktos ir ietvertas pietiekami precīzas norādes par dokumentu un arhīva pārvaldības procesu organizēšanu  reformas gaitā, tāpēc nav pieļaujama situācija, kad par kādas reorganizētās pašvaldības vai tās struktūrvienības dokumentiem nav norīkotas atbildīgās personas.          

Ministru kabineta 06.11.2012. noteikumi Nr.748 “Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi” nosaka, ka piecu gadu laikā pēc dokumentu pārvaldības gada beigām institūcijām ir jāsakārto pastāvīgi un ilgstoši glabājamie dokumenti, jāveic to aprakstīšana un uzziņu sistēmu saskaņošana ar Latvijas Nacionālo arhīvu. Ja kādu neparedzētu apstākļu dēļ institūcijai nepieciešams ilgāks termiņš dokumentu sagatavošanai glabāšanai, tas jāsaskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu. Dokumentu sakārtošanas un aprakstīšanas termiņi attiecināmi uz visiem institūcijas pastāvīgi un ilgstoši glabājamiem dokumentiem, neatkarīgi no to veida, formas, nesējvides.

Pēdējo gadu laikā šis rādītājs ir nedaudz samazinājies, kas varētu liecināt par pozitīvām tendencēm institūciju arhīvu dokumentu sakārtošanā, tomēr jāatzīst, ka saistībā ar novadu reformu, pēdējos divos gados Arhīvu inspekcija vairāk pārbaudījusi Latvijas reģionos izvietotās institūcijas, mazāk Rīgas pilsētā izvietotās valsts un pašvaldību institūcijas, kas vēsturiski ir bijušas lielākās dokumentu sakārtošanas un aprakstīšanas termiņa neievērotājas.
Ilgstoša institūcijas arhīva dokumentu sakārtošanas un aprakstīšanas iekavēšana var radīt būtiskus dokumentu zudumus, it īpaši pēc institūciju reorganizācijas, kad vairākas institūcijas tiek apvienotas un reorganizētas to struktūrvienības. Pārbaudot institūciju arhīvus pēc to reorganizācijas, dažkārt nākas saskarties ar jauno darbinieku neizpratni un neziņu, ko darīt ar reorganizēto institūciju dokumentiem. Šādās situācijās iesakām informēt savus tiešos vadītājus un sazināties ar Latvijas Nacionālā arhīva speciālistiem, lai vienotos par konkrētiem risinājumiem.
    
2022.gadā Arhīvu inspekcijas veiktajās pārbaudēs konstatētas arī virkne citu neatbilstību dokumentu un arhīvu pārvaldības jomā, piemēram, elektroniskie dokumenti netiek aprakstīti un nodoti pastāvīgā valsts glabāšanā, lietu nomenklatūrā noteikti dokumentu saturam neatbilstoši glabāšanas termiņi, jo dokumentu satura izvērtēšana veikta pavirši, dokumentu grupēšana lietās notiek neatbilstoši prasībām (lietās ievietoti dokumenti ar dažādiem glabāšanas termiņiem), arhīvglabātavās netiek veikta telpu mikroklimata kontrole u.c.), tomēr šīs neatbilstības nav sistemātiskas un vairumā gadījumu tiek savlaicīgi novērstas.
Salīdzinot pēdējo četru gadu Arhīvu inspekcijas pārbaužu rezultātus, jāsecina, ka kopumā institūcijās konstatēto neatbilstību dokumentu un arhīvu pārvaldībā skaits ir diezgan nemainīgs, bet atsevišķas tendences iezīmējas saistībā ar kādiem konkrētiem notikumiem vai norisēm sabiedrības un valsts dzīvē (Covid 19 pandēmija, administratīvi teritoriālā reforma u.c.).