Latvijas Nacionālā arhīva Arhīvu inspekcijas veikto pārbaužu rezultātu apkopojums par 2020.-2021.gadu*

1.     nav noteikta dokumentu un arhīva pārvaldības kārtība (77 institūcijās – 16,7 %)

Dokumentu un arhīva pārvaldības iekšējo procesu sakārtošana institūcijās, t.sk. iekšējo normatīvo aktu izdošana, ir pamats veiksmīgai darba organizācijai, iekšējai uzraudzībai un kontrolei dokumentu un arhīva pārvaldības jomā. Kompetents, zinošs un savus pienākumus izprotošs darbinieks parasti ir arī atbildīgs darbinieks, tāpēc ļoti svarīgi, lai ikvienā institūcijā būtu skaidri saprotami katra par dokumentu un arhīva pārvaldību atbildīgā darbinieka pienākumi un tiesības. Ja dokumentu un arhīva pārvaldības pienākumi institūcijā nav deleģēti un konkrēti noteikti, institūcijas vadītājs pats nepastarpināti ir atbildīgs par dokumentu un arhīva pārvaldības kārtības ievērošanu, kā tas noteikts Arhīvu likuma 4.panta piektajā daļā.

Dokumentu un arhīva pārvaldības procesu organizācijas problēmas īpaši aktualizējās 2021.gadā pēc administratīvi teritoriālās reformas, kad liela daļa pašvaldību un to struktūrvienību tika reorganizētas. Reorganizācijas procesa gaitā bieži tika piemirsts par dažiem it kā formāliem, bet ļoti būtiskiem jautājumiem – par dokumentu un arhīva pārvaldību atbildīgo personu norīkošana jaunajās institūcijās un šo atbildīgo personu pienākumu noteikšana. Nereti pārbaužu laikā nākas konstatēt, ka nav norīkotas atbildīgās personas par reorganizētās institūcijas dokumentiem, lai gan jaunizveidotā institūcija ir reorganizētās institūcijas saistību un tiesību pārņēmēja. Dažkārt jaunie darbinieki uzskata, ka viņu atbildība ir tikai jaunizveidotās institūcijas dokumenti, bet pārņemto reorganizēto institūciju dokumenti nav viņu atbildības lokā. Šeit būtu vietā atgādināt, ka Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministrijas izstrādātajā Metodikā 2021.gada jaunveidojamo novadu pašvaldību darbības uzsākšanai bija ietvertas pietiekami precīzas norādes par dokumentu un arhīva pārvaldības procesu organizēšanu  reformas gaitā, tāpēc nebūtu pieļaujama situācija, kad par kādas reorganizētās pašvaldības vai tās struktūrvienības dokumentiem nav norīkotas atbildīgās personas.

2.     ilgstoši nav veikta dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaude (76 institūcijās – 16,5 %)

Ik gadus, veicot pārbaudes, Arhīvu inspekcija konstatē, ka šī ir viena no visbiežāk konstatētajām neatbilstībām institūciju dokumentu un arhīvu pārvaldībā. Ir institūcijas, kuras joprojām savlaicīgi neveic kārtējās dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudes, ne arī papildu pārbaudes, kas noteiktas normatīvajos aktos (pirms dokumentu nodošanas Latvijas Nacionālajam arhīvam, pēc dokumentu pārvietošanas uz citu telpu, ārkārtas situācijās saistībā ar arhīva dokumentiem, kā arī - mainoties par arhīvu atbildīgajiem darbiniekiem). Ilgstoši turpināta šāda bezdarbība ievērojami paaugstina dokumentu zudumu un bojājumu risku.

Nereti tiek konstatēts, ka institūciju dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudes tiek veiktas formāli, noformējot aktu par dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi un norādot tajā, ka dokumentu iztrūkums nav konstatēts un to fiziskais stāvoklis atbilst prasībām, bet patiesībā šādas pārbaudes nav veiktas. Praksē tiek novēroti gadījumi, kad institūcijas dokumentu esības pārbaudēs konstatē dokumentu iztrūkumu tikai pirms to nodošanas pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajam arhīvam, tomēr faktiskais dokumentu zudums ir noticis jau krietni agrāk. Šāda bezatbildīga darbinieku rīcība var rezultēties ar administratīvā pārkāpuma procesa uzsākšanu un, iespējams, administratīvā soda piemērošanu vainīgajām personām.

Konstatējot dokumentu zudumus vai bojājumus, institūcijai ir savlaicīgi jāveic atbilstoši pasākumi – dokumentu meklēšana vai dokumentu bojājumu gadījumā - dezinfekcija, pārvietošana u.c. pasākumi. Savlaicīgi rīkojoties, pastāv iespēja zudušos dokumentus atrast, bet fiziski bojātus dokumentus iespēju robežās saglabāt, konsultējoties ar Latvijas Nacionālā arhīva Dokumentu preventīvās saglabāšanas departamenta speciālistiem, kuri veic dokumentu mikrobioloģisko pārbaudi un sniedz rekomendācijas bojājumu novēršanai un turpmākiem preventīviem pasākumiem dokumentu saglabāšanā.

3.     netiek veikta darbinieku rīcībā esošo dokumentu nodošana - pieņemšana mainoties institūcijas personālam (59 institūcijās – 12,8 %)

Pārbaužu gaitā konstatēts, ka mainoties institūcijas personālam, ne vienmēr tiek veikta dokumentu nodošana - pieņemšana, sastādot dokumentu nodošanas pieņemšanas aktus, kā tas noteikts normatīvajos aktos. Arī šāda neatbilstība normatīvo aktu ievērošanā nereti rezultējas ar dokumentu iztrūkumu, kas tiek konstatēts novēloti, kad iespējamais vainīgais no darba ir atlaists, bet jaunais darbinieks faktiski atbild par radušos situāciju, jo viņa rīcībā nav pierādījumu, ka dokumenti ir pazuduši pirms viņa stāšanās amatā. Minētā situācija bija vērojama arī 2021.gada administratīvi teritoriālās reformas gaitā, kad atlaistie darbinieki ir atstājuši savas darba vietas, neparūpējoties par savā atbildībā esošo dokumentu esības pārbaudi un nodošanu, savukārt jaunie darbinieki ne vienmēr ir informēti par dokumentu atrašanās vietu, to apjomu un fizisko stāvokli. Pārbaudē tika konstatēts arī gadījums, kad digitālā vidē uzkrāti pastāvīgi glabājamie dokumenti (pašvaldības domes sēžu audioieraksti) bija nozaudēti, jo mainoties atbildīgajiem darbiniekiem netika veikta to esības pārbaude. Institūcijām būtu jāpievērš vairāk uzmanības digitālā vidē radīto un uzkrāto arhīva dokumentu saglabāšanai, t.sk., nosakot konkrētu to glabāšanas vietu (informācijas sistēma, serveris u.c.) līdz nodošanai Latvijas Nacionālajam arhīvam.

Gadījumos, kad atlaistais darbinieks nav nodevis institūcijas dokumentus, iesakām institūcijas vadībai un atbildīgajiem speciālistiem pēc iespējas ātrāk organizēt dokumentu esības pārbaudi un sastādīt aktu par faktisko situāciju, bet dokumentu iztrūkuma gadījumā - savlaicīgi informēt Latvijas Nacionālo arhīvu.

4.     ilgstoši nav veikta pastāvīgi un ilgstoši glabājamo dokumentu sagatavošana glabāšanai un dokumentu klasifikācijas shēmu un uzziņu sistēmu saskaņošana ar LNA (28 institūcijās - 6 %)

Saskaņā ar MK 06.11.2012. noteikumu Nr.748 “Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi” 49.p. prasībām 5 gadu laikā pēc dokumentu pārvaldības gada beigām institūcijām ir pienākums sagatavot dokumentus glabāšanai. Ja institūcijai nepieciešams ilgāks termiņš dokumentu sagatavošanai glabāšanai, tas jāsaskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu. Dokumentu sakārtošanas un aprakstīšanas termiņi attiecināmi uz visiem pastāvīgi un ilgstoši glabājamiem dokumentiem, neatkarīgi no to veida, formas, nesējvides.

          Arhīva dokumentu sakārtošanas un aprakstīšanas iekavēšana institūcijā var radīt nepatīkamas situācijas gan atbildīgajiem darbiniekiem, gan institūcijas vadītājam – līdz pat administratīvajam sodam par ilgstošu dokumentu un arhīvu pārvaldības prasību neievērošanu. Dokumentu sakārtošanas atpalicība it īpaši aktualizējās Covid 19 pandēmijas laikā, jo atbildīgie darbinieki ilgstoši strādāja attālināti, bieži slimoja, tika atstādināti utt. Tomēr institūciju vadītājiem nevajadzētu ilgstoši aizbildināties ar pandēmijas sekām, bet meklēt tiesiskus risinājumus problēmas risināšanai, t.sk., sazināties ar Latvijas Nacionālā arhīva institūcijas dokumentu un arhīva pārvaldību uzraugošo ekspertu un vienoties par iespējamo turpmāko institūcijas rīcību.

          2020.-2021.gadā Arhīvu inspekcijas veiktajās pārbaudēs konstatētas arī virkne citu neatbilstību dokumentu un arhīvu pārvaldības jomā, piemēram, elektroniskie dokumenti netiek savlaicīgi aprakstīti un nodoti pastāvīgā valsts glabāšanā, lietu nomenklatūrā netiek uzskaitīti visi institūcijas radītie vai saņemtie dokumenti, dokumentu grupēšana lietās notiek neatbilstoši prasībām (lietās ievietoti dokumenti ar dažādiem glabāšanas termiņiem), dokumenti tiek glabāti neatbilstošās arhīva telpās, netiek veikta telpu mikroklimata kontrole u.c.), tomēr šīs neatbilstības nav sistemātiskas un vairumā gadījumu tiek savlaicīgi novērstas.

2020.-2021.gadā Arhīvu inspekcija turpināja 2 administratīvā pārkāpuma lietvedības, no jauna uzsāka 12 administratīvā pārkāpuma lietvedības par dokumentu un arhīva pārvaldības kārtības pārkāpumiem institūcijās. Administratīvā pārkāpuma lietvedības tika ierosinātas par:

• arhīviski vērtīgu dokumentu nozaudēšanu;
• ilgstoši aizkavētu pastāvīgi un ilgstoši glabājamo dokumentu aprakstīšanu.

Par izdarītajiem pārkāpumiem 3 personas sauktas pie administratīvās atbildības, piemērojot nodarījumiem atbilstošus sodus; 11 lietvedības izbeigtas (pārkāpums atzīts par maznozīmīgu; nozaudētie dokumenti atrasti).