2019.gadā Latvijas Nacionālā arhīva Arhīvu inspekcija (turpmāk – Arhīvu inspekcija) veica 442 pārbaudes, tai skaitā:
No pārbaudītajām institūcijām 35 (8 %) dokumentu un arhīva pārvaldības kārtība atbilst normatīvo aktu prasībām.
Katru gadu pārbaužu rezultāti liecina, ka institūcijas joprojām savlaicīgi neveic ne kārtējās dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudes, ne papildu pārbaudes, kas noteiktas normatīvajos aktos (pirms dokumentu nodošanas Latvijas Nacionālajam arhīvam, pēc dokumentu pārvietošanas uz citu telpu, ārkārtas situācijās saistībā ar arhīva dokumentiem, kā arī - mainoties par arhīvu atbildīgajiem darbiniekiem). Šāda ilgstoša bezdarbība paaugstina dokumentu zudumu un bojājumu risku.
Pārbaužu gaitā konstatēts, ka reizēm institūciju dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudes tiek veiktas formāli, noformējot aktu par dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi un norādot tajā, ka dokumentu iztrūkums nav konstatēts un to fiziskais stāvoklis atbilst prasībām, bet patiesībā šādas pārbaudes nav veiktas. Dokumentu zudumu vai bojājumu gadījumos ir būtiski savlaicīgi to konstatēt, lai uzsāktu atbilstošus pasākumus – dokumentu meklēšanu vai dokumentu bojājumu gadījumā - veiktu do dezinfekciju, pārvietošanu u.c. pasākumus. Savlaicīgi rīkojoties, ir lielāka iespēja, ka zudušie dokumenti tiks atrasti un fiziskie bojājumi tiks apturēti vai novērsti.
Arhīva dokumentu bojājumu vai aizdomu par iespējamiem dokumentu bojājumiem gadījumos institūcijām iesakām konsultēties ar Latvijas Nacionālā arhīva Dokumentu preventīvās saglabāšanas departamenta speciālistiem, kuri veic dokumentu mikrobioloģisko pārbaudi un sniedz rekomendācijas bojājumu novēršanai un turpmākiem preventīviem pasākumiem dokumentu saglabāšanā.
Institūcijās bieži nepievērš pietiekamu uzmanību dokumentu un arhīvu pārvaldības procesu sakārtošanai – darba organizācijai, iekšējai uzraudzībai un kontrolei, t.sk. - iekšējo normatīvo aktu sakārtošanai un atbildīgo personu noteikšanai dokumentu un arhīvu pārvaldības jomā, tāpēc Arhīvu inspekcijas pārbaudēs konstatējam, ka joprojām liels skaits institūciju nav izstrādājušas iekšējos normatīvos aktus, amata aprakstus un izdevušas attiecīgus rīkojumdokumentus, lai būtu skaidri saprotami katra par dokumentu un arhīva pārvaldību atbildīgā darbinieka pienākumi un tiesības. Ja šie jautājumi nav sakārtoti - pienākumi nav deleģēti un konkrēti noteikti, institūcijas vadītājs pats nepastarpināti ir atbildīgs par dokumentu un arhīva pārvaldības kārtības ievērošanu, kā tas noteikts Arhīvu likuma 4.panta piektajā daļā.
Pārbaudēs konstatējam, ka, mainoties institūcijas personālam, reti tiek veikta dokumentu pārņemšanas procedūra, sastādot dokumentu nodošanas pieņemšanas aktus. Šādos gadījumos dokumentu iztrūkums tiek konstatēts pēc ilgāka laika, kad iespējamais vainīgais jau sen no darba ir atlaists, bet jaunais darbinieks faktiski atbild par radušos situāciju, jo viņa rīcībā nav pierādījumu, ka dokumenti ir pazuduši pirms viņa stāšanās amatā.
Gadījumos, kad atlaistais darbinieks nav nodevis institūcijas dokumentus, iesakām institūcijas vadībai un atbildīgajam personālam pēc iespējas ātrāk organizēt dokumentu esības pārbaudi, lai konstatētu faktisko situāciju, bet dokumentu iztrūkuma gadījumā aicinām savlaicīgi informēt Latvijas Nacionālo arhīvu.
Saskaņā ar normatīvo aktu prasībām 5 gadu laikā pēc dokumentu pārvaldības gada beigām institūcijām ir pienākums sakārtot un izveidot uzziņu sistēmu pastāvīgi un ilgstoši glabājamiem dokumentiem. Ja institūcijai nepieciešams ilgāks termiņš dokumentu sagatavošanai glabāšanai, tas jāsaskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu. Ja institūcijas pašu spēkiem nevar nodrošināt pastāvīgi un ilgstoši glabājamo dokumentu sagatavošanu glabāšanai, ir jāmeklē atbilstošā ārpakalpojuma sniedzēji, kas uz līgumsaistību pamata sakārto arhivējamos dokumentus un izveido uzziņu sistēmu.
Jāatzīmē, ka dokumentu sakārtošanas un aprakstīšanas termiņi attiecināmi uz visiem pastāvīgi un ilgstoši glabājamiem dokumentiem, t.sk. elektroniskiem dokumentiem, foto, video, audio u.c. dokumentiem, neatkarīgi no to veida, formas, nesējvides.
Ilgstoša sakārtošanas un aprakstīšanas problēmas ignorēšana institūcijā var radīt nepatīkamas situācijas atbildīgajiem darbiniekiem un arī institūcijas vadītājam – līdz pat administratīvajam sodam par ilgstošu dokumentu un arhīvu pārvaldības prasību neievērošanu.
2019.gadā Arhīvu inspekcijas veiktajās pārbaudēs konstatētas arī citas neatbilstības dokumentu un arhīvu pārvaldības jomā (lietu nomenklatūrā netiek uzskaitīti visi institūcijas radītie vai saņemtie dokumenti, institūcijas darbība tiek dokumentēta nepilnīgi, dokumenti netiek reģistrēti, neatbilstoši noformēti lietu vāki, neatbilstošas arhīva telpas un aprīkojums, netiek veikta telpu mikroklimata kontrole u.c.), tomēr šīs neatbilstības nav sistemātiskas un vairumā gadījumu atbilstoši Arhīvu inspekcijas priekšlikumiem tiek savlaicīgi novērstas.
2019.gadā Arhīvu inspekcija turpināja 6 administratīvā pārkāpuma lietvedības no iepriekšējā gada, no jauna uzsāka 37 administratīvā pārkāpuma lietvedības (par 10 vairāk kā 2018.gadā) par dokumentu un arhīva pārvaldības kārtības pārkāpumiem institūcijās. Administratīvā pārkāpuma lietvedības tika ierosinātas par:
Par izdarītajiem pārkāpumiem 18 personas sauktas pie administratīvās atbildības, piemērojot nodarījumiem atbilstošus sodus (3 naudas sodi un 15 brīdinājumi); 21 lietvedība izbeigta (pārkāpums atzīts par maznozīmīgu; nozaudētie dokumenti atrasti); 2 lietvedības tiek turpinātas 2020.gadā.
Aicinām institūciju vadītājus un visus ar dokumentu un arhīvu pārvaldības procesiem saistītos darbiniekus būt atbildīgiem par savas institūcijas dokumentiem un arhīvu, lai sadarbībā ar Latvijas Nacionālo arhīvu nodrošinātu arhīviski vērtīgu dokumentu radīšanu, uzkrāšanu, izvērtēšanu, saglabāšanu un pieejamību!
Informāciju apkopoja: