Latvijas Nacionālā arhīva Arhīvu inspekcijas veikto pārbaužu rezultātu apkopojums par 2018. gadu

Konstatēts 90 institūcijās jeb 20% no pārbaudītajām institūcijām. 

Saskaņā ar normatīvo aktu prasībām 5 gadu laikā pēc dokumentu pārvaldības gada beigām institūcijām ir pienākums sakārtot un izveidot uzziņu sistēmu pastāvīgi un ilgstoši glabājamiem dokumentiem. Ja nepieciešams ilgāks termiņš dokumentu sagatavošanai glabāšanai, institūcijai tas jāsaskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu. Ja institūcijas pašu spēkiem nevar nodrošināt pastāvīgi un ilgstoši glabājamo dokumentu sagatavošanu glabāšanai, ir jāmeklē atbilstošā ārpakalpojuma sniedzēji, kas uz līgumsaistību pamata sakārto arhivējamos dokumentus un izveido uzziņu sistēmu.

Dokumentu savlaicīgas sakārtošanas un aprakstīšanas problēmas biežāk konstatētas Rīgas pilsētā esošajās valsts un pašvaldību institūcijās, t.sk. kapitālsabiedrībās. Neattaisnojamas ir situācijas, kad institūcija par 5-15 gadiem kavē dokumentu sagatavošanu glabāšanai un nesaskaņo termiņa pagarinājumu ar LNA. Latvijas reģionos institūcijas šajā jomā ir disciplinētākas un tikai atsevišķos gadījumos nākas aizrādīt par iekavētu dokumentu sakārtošanu un aprakstīšanu.

Jāatzīmē, ka dokumentu sakārtošanas un aprakstīšanas termiņi attiecināmi uz visiem pastāvīgi un ilgstoši glabājamiem dokumentiem, t.sk. elektroniskiem dokumentiem, foto, video, audio u.c. dokumentiem, neatkarīgi no to veida, formas, nesējvides.

Ilgstoša sakārtošanas un aprakstīšanas problēmas ignorēšana institūcijā var radīt nepatīkamas situācijas atbildīgajiem darbiniekiem un arī institūcijas vadītājam – līdz pat administratīvajam sodam par ilgstošu dokumentu un arhīvu pārvaldības prasību neievērošanu.

Konstatēts 80 institūcijās jeb 17% no pārbaudītajām institūcijām. 

Institūciju vadītāji, dokumentu un arhīvu pārvaldības struktūrvienību vadītāji un citas atbildīgās personas bieži nepievērš pietiekamu uzmanību dokumentu un arhīvu pārvaldības procesu sakārtošanai – darba organizācijai, iekšējai uzraudzībai un kontrolei, t.sk. - iekšējo normatīvo aktu sakārtošanai un atbildīgo personu noteikšanai dokumentu un arhīvu pārvaldības jomā.

Arhīvu inspekcijas pārbaudēs konstatējam, ka joprojām liels skaits institūciju nav izstrādājušas iekšējos normatīvos aktus, amata aprakstus un izdevušas attiecīgus rīkojumdokumentus, lai būtu skaidri saprotami katra par dokumentu un arhīva pārvaldību atbildīgā darbinieka pienākumi un tiesības. Ja šie jautājumi nav sakārtoti  -  pienākumi nav deleģēti un konkrēti noteikti, institūcijas vadītājs pats nepastarpināti ir atbildīgs par dokumentu un arhīva pārvaldības kārtības ievērošanu, kā tas noteikts Arhīvu likuma 4.panta piektajā daļā.

Konstatēts 73 institūcijās jeb 16% no pārbaudītajām institūcijām. 

2018.gada pārbaužu rezultāti liecina, ka liels skaits institūciju joprojām savlaicīgi neveic kārtējās dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudes, kā arī - bieži tiek piemirsts, ka konkrētās situācijās jāveic papildu pārbaudes: pirms dokumentu nodošanas Latvijas Nacionālajam arhīvam, pēc dokumentu pārvietošanas uz citu telpu, ārkārtas situācijās saistībā ar arhīva dokumentiem (applūšana, degšana, neatļauta iekļūšana arhīvglabātavā u.c.), kā arī - mainoties par arhīvu atbildīgajiem darbiniekiem. Ilgstoši neveicot dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi, pastāv dokumentu zudumu un bojājumu risks.

Dažkārt institūciju dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudes tiek veiktas formāli, noformējot aktu par dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi un norādot tajā, ka dokumentu iztrūkums nav konstatēts un to fiziskais stāvoklis atbilst prasībām. Tomēr Arhīvu inspekcijas veiktajās pārbaudēs tiek konstatēts dokumentu iztrūkums un atsevišķos gadījumos arī dokumentu bojājumi. Dokumentu zudumu vai bojājumu gadījumos ir būtiski savlaicīgi to konstatēt, lai uzsāktu atbilstošus pasākumus – dokumentu meklēšanu vai dokumentu bojājumu gadījumā - veikt do dezinfekciju. Savlaicīgi rīkojoties, ir lielāka iespēja, ka zudušie dokumenti tiks atrasti un fiziskie bojājumi tiks novērsti.

Arhīvu inspekcijas darbinieki, veicot pārbaudes institūciju arhīvglabātavās, vizuāli novērtē uzkrātos pastāvīgi un ilgstoši glabājamos dokumentus. Ja tiek konstatēti dokumentu bojājumi vai ir aizdomas par iespējamiem dokumentu bojājumiem, institūcijām iesakām konsultēties ar Latvijas Nacionālā arhīva Dokumentu preventīvās saglabāšanas departamenta speciālistiem, kuri veic dokumentu mikrobioloģisko pārbaudes un sniedz rekomendācijas bojājumu novēršanai un turpmākiem preventīviem pasākumiem dokumentu saglabāšanā.

Konstatēts 67 institūcijās jeb 15% no pārbaudītajām institūcijām. Mainoties institūcijas personālam, bieži vien netiek veikta dokumentu pārņemšanas procedūra un netiek sastādīti dokumentu nodošanas pieņemšanas akti. Šādos gadījumos dokumentu iztrūkums tiek konstatēts pēc ilgāka laika, kad iespējamais vainīgais jau sen no darba ir atlaists, bet jaunais darbinieks faktiski atbild par radušos situāciju, jo viņa rīcībā nav pierādījumu, ka dokumenti ir pazuduši pirms viņa stāšanās amatā. Gadījumos, kad atlaistais darbinieks nav nodevis institūcijas dokumentus, iesakām institūcijas vadībai un atbildīgajam personālam pēc iespējas ātrāk organizēt dokumentu esības pārbaudi, lai konstatētu faktisko situāciju, bet dokumentu iztrūkuma gadījumā aicinām savlaicīgi informēt Latvijas Nacionālo arhīvu.