Konstatēts 73 institūcijās jeb 16% no pārbaudītajām institūcijām.
2018.gada pārbaužu rezultāti liecina, ka liels skaits institūciju joprojām savlaicīgi neveic kārtējās dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudes, kā arī - bieži tiek piemirsts, ka konkrētās situācijās jāveic papildu pārbaudes: pirms dokumentu nodošanas Latvijas Nacionālajam arhīvam, pēc dokumentu pārvietošanas uz citu telpu, ārkārtas situācijās saistībā ar arhīva dokumentiem (applūšana, degšana, neatļauta iekļūšana arhīvglabātavā u.c.), kā arī - mainoties par arhīvu atbildīgajiem darbiniekiem. Ilgstoši neveicot dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi, pastāv dokumentu zudumu un bojājumu risks.
Dažkārt institūciju dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudes tiek veiktas formāli, noformējot aktu par dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudi un norādot tajā, ka dokumentu iztrūkums nav konstatēts un to fiziskais stāvoklis atbilst prasībām. Tomēr Arhīvu inspekcijas veiktajās pārbaudēs tiek konstatēts dokumentu iztrūkums un atsevišķos gadījumos arī dokumentu bojājumi. Dokumentu zudumu vai bojājumu gadījumos ir būtiski savlaicīgi to konstatēt, lai uzsāktu atbilstošus pasākumus – dokumentu meklēšanu vai dokumentu bojājumu gadījumā - veikt do dezinfekciju. Savlaicīgi rīkojoties, ir lielāka iespēja, ka zudušie dokumenti tiks atrasti un fiziskie bojājumi tiks novērsti.
Arhīvu inspekcijas darbinieki, veicot pārbaudes institūciju arhīvglabātavās, vizuāli novērtē uzkrātos pastāvīgi un ilgstoši glabājamos dokumentus. Ja tiek konstatēti dokumentu bojājumi vai ir aizdomas par iespējamiem dokumentu bojājumiem, institūcijām iesakām konsultēties ar Latvijas Nacionālā arhīva Dokumentu preventīvās saglabāšanas departamenta speciālistiem, kuri veic dokumentu mikrobioloģisko pārbaudes un sniedz rekomendācijas bojājumu novēršanai un turpmākiem preventīviem pasākumiem dokumentu saglabāšanā.