Dokumentu glabāšanas termiņi

Glabāšanas termiņu noteikšana ir dokumentu izvērtēšana. Vislabāk izvērtēt varēs profesionāli sagatavots arhīvists vai dokumentu sistēmu vadītājs. Dokumentu glabāšanas termiņu noteikšana prasa īpašu kvalifikāciju un specifisku dokumentu pārvaldības un arhīvniecības metožu pielietošanu, kuru apgūst augstskolās.

Ja organizācijai nav šāda speciālista, tad visvienkāršākais veids kā noteikt glabāšanas termiņus, ir skatīties iepriekšējo gadu lietu nomenklatūrās uzskaitīto dokumentu glabāšanas termiņus. Palīgs ir Latvijas Nacionālā arhīva mājas lapā atrodamās dažādu nozaru organizāciju lietu paraugnomenklatūras un dokumentu glabāšanas termiņu saraksti. Tomēr, jāatzīst, ka ne visām organizācijām un dokumentiem ir sagatavotas paraugnomenklatūras vai glabāšanas termiņu saraksti. Latvijas Nacionālā arhīva sagatavotie dokumentu glabāšanas termiņu paraugsaraksti ir pielietojami ikvienas organizācijas darbā, taču tie nosaka tikai grāmatvedības, personāla u.c. tipveida dokumentu glabāšanas termiņus. Jāatzīst, ka katras sabiedrības darbības nozares organizācijai visus dokumentus aptverošu paraugnomenklatūru nav. Saskaņā ar statistiķu lietoto ekonomiskās darbības klasifikāciju NACE, sabiedrības darbība dalās vairāk nekā 6000 darbības nozarēs, kurai katrai ir savs, specifisks, dokumentu klāsts. Ir nozares, kurās darbojas tikai viena-divas organizācijas, tādēļ nav lietderīga katras nozares paraugnomenklatūras izstrāde.

Ja organizācijai iepriekšējo gadu lietu nomenklatūras nav vai tā ir novecojusi, vai darbības izmaiņu un citu iemeslu dēļ kļuvusi nepilnīga, visvienkāršākais veids kā noteikt glabāšanas termiņus, ir skatīties vai dokumentu glabāšanas ilgums nav noteikts tiesību aktos. Svarīgākie tiesību akti ir likumi un Ministru kabineta noteikumi. Piemēram:

Šķīrējtiesu likuma 50.panta pirmā daļa nosaka, ka, ja strīdu izšķir pastāvīgā šķīrējtiesa, šķīrējtiesas procesa dokumentus glabā 10 gadus pēc procesa pabeigšanas. Tātad šķīrējtiesas procesa dokumenti nav arhīviski vērtīgie dokumenti. Ministru kabineta 04.04.2006. noteikumi nr. 265 „Medicīnisko dokumentu lietvedības kārtība” nosaka profilaktisko potēšanas karšu glabāšanu 25 gadus. Šķirnes lauksaimniecības dzīvnieku audzētāju organizācija saskaņā ar Ministru kabineta 01.07.2014. noteikumu Nr. 361 „Liellopu, cūku, aitu, kazu un zirgu ciltsgrāmatas kārtošanas noteikumi” 23.punktu, ciltsgrāmatu datus glabā pastāvīgi. Abi minētie, gan 25 gadus, gan pastāvīgi glabājamie, ir arhīviski vērtīgie dokumenti.

Vienkāršākais veids kā to izdarīt ir prasīt organizācijas kolēģiem, kuri ir atbildīgi par pakalpojumu sniegšanu, produktu ražošanu, valsts pārvaldes attiecīgo funkciju īstenošanu. Darba rezultātā var rasties ne tikai prece vai pakalpojums, bet arī dokumenti. Kurš gan ne labāk, ja attiecīgās jomas speciālists zinās vai dokumenti tiek radīti vai nē un cik ilgi tos glabāt? Galvenais faktors šeit ir organizācijas darbinieku pieredze. Pēc pieredzes cik ilgi attiecīgais dokuments tiek izmantots organizācijas darbam, nosaka cik gadus dokumentu glabāt. Bieži vien dokumentu un arhīvu pārvaldībā strādājošajiem ir grūti orientēties katras organizācijas darbības nozares specifiskajos tiesību aktos. Organizācijas speciālisti tos zina labāk. Viņiem var prasīt par obligāti izstrādājamajiem dokumentiem un to cik ilgi tiesību aktos ir noteikts tos glabāt.

Glabāšanas termiņu noteikšanai ir ieteicams veidot organizācijas speciālistu ekspertu komisijas. Vislabāk komisijā būtu iesaistīt speciālistus no katras darbības nozares, vai arī speciālistu, kurš vienlīdz labi pārzina vairākas organizācijas darbības nozares un, protams, arī atbildīgo par dokumentu un arhīvu pārvaldību.

Ja noteikt uz laiku glabājamos dokumentus ir varbūt vienkāršāk, tad pastāvīgi glabājamo dokumentu noteikšana ir grūtāka.

Pastāvīgi glabājamie lielākoties ir t.s. organizācijas pamatdarbības dokumenti. Tie ir dokumenti, kuri radušies tās darbības rezultātā, kuras dēļ organizācija ir izveidota. Organizācijas ir izveidotas, lai nodrošinātu pakalpojumu sniegšanu, ražošanu, valsts pārvaldi. Organizācijas nav izveidotas tikai tamdēļ, lai nodrošinātu grāmatvedību vai personālvadību, ja vien grāmatvedību un personālvadība nav pakalpojums citām organizācijām. Grāmatvedību, personālvadību, ēku un iekārtu uzturēšanu, arī dokumentu pārvaldību pieņemts saukt par atbalsta funkcijām, kuras kalpo pamatfunkciju nodrošināšanai. To dokumentu attiecināšana par mūžīgi glabājamiem vairāk notiek izņēmuma gadījumos.

Arhīvu likuma 8.panta pirmā daļa nosaka dokumentu arhīviskās vērtības kritērijus. No šiem kritērijiem visbiežāk pastāvīgi glabājamo dokumentu noteikšanai tiek izmantots trešais kritērijs:

„..3) dokumentam ir vēsturiska, sabiedriska, kultūras vai zinātniska nozīme...”.

Kā piemērot šo kritēriju? Latvijas Nacionālajam arhīvam pirmkārt būtu svarīgs organizācijas ekspertu viedoklis vai šiem dokumentiem ir nozīme organizācijas vai pat  attiecīgās nozares vēstures atainošanai. Šeit ekspertiem var sniegt palīdzību arī par dokumentu un arhīvu pārvaldību atbildīgie ar vēsturnieka izglītību. Tāpat nozīmīga ir dokumentu izmantošanas iespējamība zinātniskajos pētījumos, par ko arī organizācijas ekspertiem var būt viedoklis. Vērā ir ņemama arī sabiedrības interese par kādu notikumu vai procesu, kurš tiek attēlots dokumentos.

Protams, eksperti var izmantot arī citas dokumentu un arhīvu pārvaldībā pastāvošās metodes: funkciju analīzi, riska analīzi u.c. Minēto metožu pielietošanu apgūst augstskolās.

Ekspertu viedoklis rezultējas noteiktajā dokumenta glabāšanas termiņā. Ja dokumentam tiek noteikts glabāšanas termiņš līdz 10 gadiem, tad tam nav arhīviskā vērtība un tas nav glabājams mūžīgi. Ja eksperti dokumentam ir noteikuši pastāvīgu glabāšanas termiņu, tad dokuments glabāsies mūžīgi. Institūcijas Nacionālajam arhīvam pastāvīgi glabājamos dokumentus nodos pēc 15 gadiem kopš radīšanas (5 gadiem elektronisko dokumentu gadījumā), privātpersonas- to likvidācijas, darbības izbeigšanas vai maksātnespējas procesa gadījumā.