exh1 exh1 exh1 exh1

   Ceturtdien, 21. decembrī LVVA lasītava slēgta!   Sanitārā diena.

Lūdzu uzgaidiet...

Pārbaužu rezultāti

Latvijas Nacionālā arhīva Arhīvu inspekcijas veikto pārbaužu rezultātu apkopojums par 2016.gadu

           

          2016.gadā Latvijas Nacionālā arhīva Arhīvu inspekcija (turpmāk – Arhīvu inspekcija) veica 399 pārbaudes, tai skaitā:

  • 390 pamata pārbaudes par dokumentu un arhīvu pārvaldības kārtības nodrošināšanu institūcijās;
  • 2 tematiskās pārbaudes (t.sk. akreditētā privātā arhīvā) saistībā ar saņemto informāciju par iespējamiem normatīvo aktu pārkāpumiem dokumentu un arhīvu pārvaldībā;
  • 7 kontroles pārbaudes par institūcijām doto norādījumu un priekšlikumu izpildi.

       No pārbaudītajām institūcijām 32 (8,2%) dokumentu un arhīva pārvaldības kārtība atbilst normatīvo aktu prasībām.

 

Biežāk konstatētās neatbilstības normatīvo aktu prasībām institūciju dokumentu un arhīvu pārvaldībā:

 

  • nav noteikta dokumentu un arhīva pārvaldības kārtība (78 institūcijās jeb 20% no pārbaudītajām institūcijām)

 

          Institūciju vadītāji bieži vien nepievērš pietiekamu uzmanību dokumentu un arhīvu pārvaldības organizācijai, iekšējai uzraudzībai un kontrolei, t.sk. - iekšējo normatīvo aktu sakārtošanai un atbildīgo personu noteikšanai dokumentu un arhīvu pārvaldības jomā.

          Arhīvu inspekcija šajā jautājumā katras institūcijas situāciju izvērtē individuāli. Piemēram, nelielai institūcijai ar dažiem darbiniekiem netiek prasīts izstrādāt iekšējo normatīvo aktu dokumentu un arhīva pārvaldībā, ja institūcijas vadītājs spēj pārraudzīt visus procesus un katram darbiniekam ir noteikti savi darba pienākumi, kuros tiek iekļauti arī dokumentu un arhīva pārvaldības jautājumi. Pārējām institūcijām noteikti nepieciešams sakārtot iekšējos normatīvos aktus, amata aprakstus un izdot attiecīgus rīkojumdokumentus, lai būtu skaidri saprotami katra par dokumentu un arhīva pārvaldību atbildīgā darbinieka pienākumi un tiesības. Ja šie jautājumi nav sakārtoti, institūcijas vadītājs pats ir atbildīgs par dokumentu un arhīva pārvaldības kārtības ievērošanu, kā tas noteikts Arhīvu likuma 4.panta piektajā daļā.

 

  • netiek veikta darbinieku rīcībā esošo dokumentu nodošana - pieņemšana mainoties institūcijas personālam (75 institūcijās jeb 19% no pārbaudītajām institūcijām)

 

Tipiska kļūda iestāžu rīcībā dokumentu un arhīva pārvaldības jomā tiek pieļauta gadījumos, kad mainās atbildīgie darbinieki, bet dokumentu nodošanas pieņemšanas procedūra netiek veikta un dokumentu nodošanas – pieņemšanas akti netiek sastādīti. Šādos gadījumos dokumentu iztrūkums tiek konstatēts pēc kāda laika, kad iespējamais vainīgais jau sen no darba ir atlaists, bet jaunais darbinieks faktiski atbild par radušos situāciju, jo viņa rīcībā nav dokumentālu pierādījumu, ka dokumenti ir pazuduši pirms viņa stāšanās amatā.

Nepatīkamas ir arī tās situācijas, kad dokumentu pārņemšana ir notikusi formāli, visi dokumenti ir noformēti, bet faktiskā dokumentu esība nav pārbaudīta. Konstatējot arhīviski vērtīgu dokumentu iztrūkumu, šāda bezatbildīga rīcība atbildīgajām personām var beigties ar administratīvā pārkāpuma lietvedību un administratīvo sodu, ja dokumenti netiek atrasti.

 

  • ilgstoši nav veikta dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaude (42 institūcijās jeb 11% no pārbaudītajām institūcijām)

 

2016.gada pārbaužu rezultāti liecina, ka kārtējās dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudes institūcijas veic samērā regulāri, bet bieži tiek piemirsts, ka konkrētās situācijās jāveic arī papildu pārbaudes - pirms dokumentu nodošanas Latvijas Nacionālajam arhīvam, pēc dokumentu pārvietošanas uz citu telpu, ārkārtas situācijās saistībā ar arhīva dokumentiem (applūšana, degšana, neatļauta iekļūšana arhīvglabātavā u.c.), kā arī - mainoties par arhīvu atbildīgajiem darbiniekiem.

Institūciju darbinieki dažkārt dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudes veikšanu uztver formāli, tomēr tā ir būtiska, lai konstatētu dokumentu zudumus un uzsāktu pazudušo lietu meklēšanu, kā arī konstatētu, vai dokumentu fiziskais stāvoklis atbilst normatīvo aktu prasībām. Savlaicīgi konstatējot dokumentu zudumus vai fiziskā stāvokļa izmaiņas ir vislielākās iespējas, ka zudušie dokumenti tiks atrasti un fiziskie bojājumi tiks novērsti. Ja tomēr atbildīgās personas šīs pārbaudes veic pavirši un pārbaužu nelabvēlīgos rezultātus cenšas noslēpt, neziņojot par to Latvijas Nacionālajam arhīvam, vainīgajām personām jārēķinās ar iespēju saņemt sodu par izdarīto administratīvo pārkāpumu.

Arhīvu inspekcijas darbinieki, veicot pārbaudes institūciju arhīvglabātavās un vizuāli novērtējot uzkrātos dokumentus, atsevišķos gadījumos konstatē dokumentu bojājumus. Šādos gadījumos institūcijām iesakām konsultēties ar Latvijas Nacionālā arhīva speciālistiem no Dokumentu preventīvās saglabāšanas departamenta un veikt dokumentu mikrobioloģisko pārbaudi. Arhīvu inspekcijas vecāko inspektoru pieredze liecina, ka vizuālais dokumentu fiziskā stāvokļa novērtējums ir pietiekošs, lai šaubu gadījumā pieaicinātu dokumentu saglabāšanas speciālistus un veiktu profesionāli kvalitatīvas pārbaudes, kā rezultātā - saņemtu rekomendācijas bojājumu novēršanai un turpmāk veicamiem preventīviem pasākumiem.

 

Retāk konstatētās neatbilstības normatīvo aktu prasībām:

 

  • ilgstoši nav veikta pastāvīgi un ilgstoši glabājamo dokumentu sagatavošana glabāšanai un uzziņu sistēmu saskaņošana ar Latvijas Nacionālo arhīvu (30 institūcijās jeb 8% no pārbaudītajām institūcijām)

          Saskaņā ar normatīvo aktu prasībām institūcijas piecu gadu laikā pēc dokumentu pārvaldības gada beigām pastāvīgi un ilgstoši glabājamos dokumentus sagatavo glabāšanai. Ja nepieciešams ilgāks termiņš, to saskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu. Ja institūcijas pašu spēkiem nevar nodrošināt pastāvīgi un ilgstoši glabājamo dokumentu sakārtošanu un aprakstīšanu, ir jāmeklē atbilstoša pakalpojuma sniedzēji, kas uz līgumsaistību pamata nodrošinās arhīva dokumentu sagatavošanu glabāšanai.

          Arhīvu inspekcija dokumentu sakārtošanas un aprakstīšanas jautājumos ir institūcijām pretimnākoša un uzklausa to problēmas (t.sk. finansiāla rakstura), mēģinot vienoties par optimālu jautājuma risinājumu. Atsevišķos gadījumos, ja situācija ir ilgstoši nerisināta, piemēram, medicīnisko dokumentu sakārtošana veselības aprūpes iestādēs, ir iespējams vienoties par dokumentu aprakstīšanas grafika sastādīšanu, tādējādi nodrošinot pakāpenisku neaprakstīto dokumentu sakārtošanu ilgtermiņā.

          Ilgstoša sakārtošanas un aprakstīšanas problēmas ignorēšana institūcijā var radīt nepatīkamas situācijas atbildīgajiem darbiniekiem un arī institūcijas vadītājam – līdz pat administratīvajam sodam par ilgstošu dokumentu un arhīvu pārvaldības prasību neievērošanu.

 

  • ilgstoši nav izstrādāta un saskaņota ar Latvijas Nacionālo arhīvu dokumentu klasifikācijas shēma un glabāšanas termiņi (18 institūcijās jeb 5% no pārbaudītajām institūcijām)

 

Normatīvie akti institūcijām uzliek par pienākumu regulāri saskaņot ar Latvijas Nacionālo arhīvu dokumentu klasifikācijas shēmas un dokumentu glabāšanas termiņus.

Situācija ar lietu nomenklatūru (dokumentu klasifikācijas shēmu, dokumentu glabāšanas termiņu) saskaņošanu pakāpeniski uzlabojas. Daļa par institūciju dokumentu pārvaldību atbildīgo darbinieku pietiekami labi orientējas normatīvajos aktos noteiktajās prasībās un spēj izstrādāt kvalitatīvas lietu nomenklatūras, bet bieži tās tiek iesniegtas saskaņošanai novēloti, kad dokumentu pārvaldības periods jau ir sācies un lietas iekārtotas. Ja lietu nomenklatūrā pirms saskaņošanas nākas ko būtisku labot vai precizēt, tas ir sarežģīti, jo dokumentu pārvaldības periods ir sācies, tātad lietas ir iekārtotas, reģistri tiek turpināti, tāpēc izmaiņas ir grūti veicamas.

 

          2016.gadā LNA Arhīvu inspekcijas veiktajās pārbaudēs tika konstatētas arī atsevišķas dokumentu un lietu tehniskā noformējuma nepilnības (dokumentiem nav nodrošināts juridiskais spēks, dokumenti netiek reģistrēti, nepilnīgi noformēti lietu vāki u.c.); dokumentu saglabāšanas prasību neievērošanas gadījumi (neatbilstošas arhīva telpas un aprīkojums, netiek veikta telpu mikroklimata kontrole u.c.), tomēr šīs neatbilstības nav sistemātiskas un vairumā gadījumu tiek savlaicīgi novērstas.

 

         

Būtiski administratīvie pārkāpumi dokumentu un arhīvu pārvaldībā

 

2016.gadā Arhīvu inspekcija uzsāka 15 administratīvā pārkāpuma lietvedības par dokumentu un arhīva pārvaldības kārtības pārkāpumiem institūcijās, kas ierosinātas par arhīviski vērtīgu dokumentu nozaudēšanu un par dokumentu iznīcināšanu bez saskaņošanas ar Latvijas Nacionālo arhīvu.

          Par minētajiem pārkāpumiem 10 personas sauktas pie administratīvās atbildības, piemērojot nodarījumiem atbilstošus administratīvos sodus (8 naudas sodi un 2 brīdinājumi); 1 lietvedība izbeigta (pārkāpums atzīts par maznozīmīgu); 4 lietvedības tiek turpinātas 2017.gadā.

 

          Aicinām institūciju vadītājus ar izpratni un atbildību organizēt un kontrolēt dokumentu un arhīvu pārvaldības procesus savā iestādē, lai nodrošinātu normatīvo aktu prasībām atbilstošu arhīviski vērtīgu dokumentu veidošanu, uzkrāšanu, izvērtēšanu, saglabāšanu, pieejamību un izmantošanu.

 

 

Sagatavoja LNA Arhīvu inspekcijas vadītāja A.Rengarte


Uz augšu

alt