Lūdzu uzgaidiet...

Dokumentu glabāšanas termiņi

Dokumentu glabāšanas termiņu saraksti un paraugnomenklatūras

Arhīviski vērtīgie dokumenti un to noteikšana

Glabāšanas termiņš ir laiks, līdz kuram dokumentus obligāti jāglabā. Pēc glabāšanas termiņa beigām dokumentus var iznīcināt. Institūcijām pirms dokumentu iznīcināšanas ir jāsaņem Latvijas Nacionālā arhīva saskaņojums. Privātpersonām Latvijas Nacionālā arhīva saskaņojums nav nepieciešams.

Pēc dokumentu glabāšanas termiņa izšķir uz laiku un pastāvīgi glabājamajos dokumentus. Turklāt uz laiku glabājamie dokumenti iedalās īslaicīgi (līdz 10 gadiem) un ilglaicīgi (ilgāk par 10 gadiem) glabājamajos dokumentos. Arhīviski vērtīgie dokumenti ir tie, kuru glabāšanas termiņš ir vai nu ilgstošs (ilgāks par desmit gadiem, bet ne mūžīgs) vai arī pastāvīgs (mūžīgs). Dokumenti, kuri jāglabā līdz 10 gadiem (īslaicīgi glabājamie dokumenti) nav arhīviski vērtīgi.

Institūcijām Arhīvu likums un tam pakārtotie Ministru kabineta noteikumi nosaka īpašas prasības arhīviski vērtīgo dokumentu sakārtošanā, aprakstīšanā un glabāšanā.

Institūcijas sakārto un apraksta arhīviski vērtīgos dokumentus piecu gadu laikā kopš to radīšanas.

Privātpersonām arhīviski vērtīgo dokumentu sakārtošanas un aprakstīšanas prasības nav obligātas.

Obligāta ir arhīviski vērtīgo dokumentu sakārtošana un aprakstīšana privātpersonas likvidācijas, maksātnespējas vai darbības izbeigšanas gadījumā, kad arhīviski vērtīgie dokumenti ir jānodod Latvijas Nacionālajam arhīvam.

Kā noteikt cik ilgi glabāt dokumentus un kuri ir arhīviski vērtīgie dokumenti? Glabāšanas termiņu noteikšana ir dokumentu izvērtēšana. Vislabāk izvērtēt varēs profesionāli sagatavots arhīvists vai dokumentu sistēmu vadītājs. Dokumentu glabāšanas termiņu noteikšana prasa īpašu kvalifikāciju un specifisku dokumentu pārvaldības un arhīvniecības metožu pielietošanu, kuru apgūst augstskolās.

Ja organizācijai nav šāda speciālista, tad visvienkāršākais veids kā noteikt glabāšanas termiņus, ir skatīties iepriekšējo gadu lietu nomenklatūrās uzskaitīto dokumentu glabāšanas termiņus. Palīgs ir Latvijas Nacionālā arhīva mājas lapā atrodamās dažādu nozaru organizāciju lietu paraugnomenklatūras un dokumentu glabāšanas termiņu saraksti. Tomēr, jāatzīst, ka ne visām organizācijām un dokumentiem ir sagatavotas paraugnomenklatūras vai glabāšanas termiņu saraksti. Latvijas Nacionālā arhīva sagatavotie dokumentu glabāšanas termiņu paraugsaraksti ir pielietojami ikvienas organizācijas darbā, taču tie nosaka tikai grāmatvedības, personāla u.c. tipveida dokumentu glabāšanas termiņus. Jāatzīst, ka katras sabiedrības darbības nozares organizācijai visus dokumentus aptverošu paraugnomenklatūru nav. Saskaņā ar statistiķu lietoto ekonomiskās darbības klasifikāciju NACE, sabiedrības darbība dalās vairāk nekā 6000 darbības nozarēs, kurai katri ir savs, specifisks, dokumentu klāsts. Ir nozares, kurās darbojas tikai viena-divas organizācijas, tādēļ nav lietderīga katras nozares paraugnomenklatūras izstrāde.

Ja organizācijai iepriekšējo gadu lietu nomenklatūras nav vai tā ir novecojusi, vai darbības izmaiņu un citu iemeslu dēļ kļuvusi nepilnīga, visvienkāršākais veids kā noteikt glabāšanas termiņus, ir skatīties vai dokumentu glabāšanas ilgums nav noteikts tiesību aktos. Svarīgākie tiesību akti ir likumi un Ministru kabineta noteikumi. Piemēram:

 Šķīrējtiesu likuma 50.panta pirmā daļa nosaka, ka, ja strīdu izšķir pastāvīgā šķīrējtiesa, šķīrējtiesas procesa dokumentus glabā 10 gadus pēc procesa pabeigšanas. Tātad šķīrējtiesas procesa dokumenti nav arhīviski vērtīgie dokumenti. Ministru kabineta 04.04.2006. noteikumi nr. 265 „Medicīnisko dokumentu lietvedības kārtība” nosaka profilaktisko potēšanas karšu glabāšanu 25 gadus. Šķirnes lauksaimniecības dzīvnieku audzētāju organizācija saskaņā ar Ministru kabineta 01.07.2014. noteikumu Nr. 361 „Liellopu, cūku, aitu, kazu un zirgu ciltsgrāmatas kārtošanas noteikumi” 23.punktu, ciltsgrāmau datus glabā pastāvīgi. Abi minētie, gan 25 gadus, gan pastāvīgi glabājamie, ir arhīviski vērtīgie dokumenti.

Kā noteikt dokumentu glabāšanas termiņu, ja tas nav minēts tiesību aktos? Vienkāršākais veids kā to izdarīt ir prasīt organizācijas kolēģiem, kuri ir atbildīgi par pakalpojumus sniegšanu, produktu ražošanu, valsts pārvaldes attiecīgo funkciju īstenošanu. Darba rezultātā var rasties ne tikai prece vai pakalpojums, bet arī dokumenti. Kurš gan ne labāk, ja attiecīgās jomas speciālists zinās vai dokumenti tiek radīti vai nē un cik ilgi tos glabāt? Galvenais faktors šeit ir organizācijas darbinieku pieredze. Pēc pieredzes cik ilgi attiecīgais dokuments tiek izmantots organizācijas darbam, nosaka cik gadus dokumentu glabāt. Bieži vien dokumentu un arhīvu pārvaldībā strādājošajiem ir grūti orientēties katras organizācijas darbības nozares specifiskajos tiesību aktos. Organizācijas speciālisti tos zina labāk. Viņiem var prasīt par obligāti izstrādājamajiem dokumentiem un to cik ilgi tiesību aktos ir noteikts tos glabāt.

Glabāšanas termiņu noteikšanai ir ieteicams veidot organizācijas speciālistu ekspertu komisijas. Vislabāk komisijā būtu iesaistīt speciālistus no katras darbības nozares, vai arī speciālistu, kurš vienlīdz labi pārzina vairākas organizācijas darbības nozares un, protams, arī atbildīgo par dokumentu un arhīvu pārvaldību.

Ja noteikt uz laiku glabājamos dokumentus ir varbūt vienkāršāk, tad pastāvīgi glabājamo dokumentu noteikšana ir grūtāka.

Kādus dokumentus pieņemts glabāt pastāvīgi? Pastāvīgi glabājamie lielākoties ir t.s. organizācijas pamatdarbības dokumenti. Tie ir dokumenti, kuri radušies tās darbības rezultātā, kuras dēļ organizācija ir izveidota. Organizācijas ir izveidotas, lai nodrošinātu pakalpojumu sniegšanu, ražošanu, valsts pārvaldi. Organizācijas nav izveidotas tikai tamdēļ, lai nodrošinātu grāmatvedību vai personālvadību, ja vien grāmatvedību un personālvadība nav pakalpojums citām organizācijām. Grāmatvedību, personālvadību, ēku un iekārtu uzturēšanu, arī dokumentu pārvaldību pieņemts saukt par atbalsta funkcijām, kuras kalpo pamatfunkciju nodrošināšanai. To dokumentu attiecināšana par mūžīgi glabājamiem vairāk notiek izņēmuma gadījumos.

Vai visi organizācijas pamatdarbības dokumenti ir glabājami pastāvīgi? Arhīvu likuma 8.panta pirmā daļa nosaka dokumentu arhīviskās vērtības kritērijus. No šiem kritērijiem visbiežāk pastāvīgi glabājamo dokumentu noteikšanai tiek izmantots trešais kritērijs:

„..3) dokumentam ir vēsturiska, sabiedriska, kultūras vai zinātniska nozīme...”.

Kā piemērot šo kritēriju? Latvijas Nacionālajam arhīvam pirmkārt būtu svarīgs organizācijas ekspertu viedoklis vai šiem dokumentiem ir nozīme organizācijas vai pat  attiecīgās nozares vēstures atainošanai. Šeit ekspertiem var sniegt palīdzību arī par dokumentu un arhīvu pārvaldību atbildīgie ar vēsturnieka izglītību. Tāpat nozīmīga ir dokumentu izmantošanas iespējamība zinātniskajos pētījumos, par ko arī organizācijas ekspertiem var būt viedoklis. Vērā ir ņemama arī sabiedrības interese par kādu notikumu vai procesu, kurš tiek attēlot dokumentos.

Protams, eksperti var izmantot arī citas dokumentu un arhīvu pārvaldībā pastāvošās metodes: funkciju analīzi, riska analīzi u.c. Minēto metožu pielietošanu apgūst augstskolās.

Ekspertu viedoklis rezultējas noteiktajā dokumenta glabāšanas termiņā. Ja dokumentam tiek noteikts glabāšanas termiņš līdz 10 gadiem, tad tam nav arhīviskā vērtība un tas nav glabājams mūžīgi. Ja eksperti dokumentam ir noteikuši pastāvīgu glabāšanas termiņu, tad dokuments glabāsies mūžīgi. Institūcijas Nacionālajam arhīvam pastāvīgi glabājamos dokumentus nodos pēc 15 gadiem kopš radīšanas (5 gadiem elektronisko dokumentu gadījumā), privātpersonas- to likvidācijas, darbības izbeigšanas vai maksātnespējas procesa gadījumā.

Atcerēsimies, ka dokumentu glabāšanas termiņus apkopo īpašā lietu sarakstā- lietu nomenklatūrā, kuru institūcijām ir pienākums saskaņot ar Latvijas Nacionālo arhīvu. Privātpersonām lietu nomenklatūra ar Latvijas Nacionālo arhīvu nav jāsaskaņo.

Saskaņojot lietu nomenklatūru, Latvijas Nacionālais arhīvs izvērtēs, cik pamatoti dokumentu glabāšanas termiņi ir noteikti, tai skaitā kādi dokumenti ir noteikti ar arhīvisko vērtību.

Latvijas Nacionālais arhīvs izmantos visas arhīvniecībā esošās dokumentu izvērtēšanas metodes, tai skaitā pārbaudīs vai nomenklatūrā uzskaitītie vai līdzīgi dokumenti nav jau izmantoti zinātniskajos pētījumos. Tiks izvērtēts vai dokumentos esošā informācija nedublējas ar citu institūciju dokumentiem, valsts nozīmes informācijas sistēmām. Dublējošos dokumentus attiecina par pastāvīgi glabājamiem izņēmuma kārtā. Rezultātā Latvijas Nacionālais arhīvs pieņems lēmumu par glabāšanas termiņu saskaņošanu vai saskaņojuma atteikumu, norādot nepieciešamo glabāšanas termiņu un tā pamatojumu.

Ja organizācijas uzskatīs, ka Latvijas Nacionālā arhīva norādītais glabāšanas termiņš ir nepamatots, tā to var apstrīdēt. Apstrīdēto glabāšanas termiņu atkārtotai izvērtēšanai Arhīvs pieprasīs no organizācijas detalizētu pamatojumu institūcijas vēlamajam glabāšanas termiņam un detalizētu pielietoto metožu izmantošanas aprakstu. Arhīvniecībā ir iespējamas dažādas metodes. Latvijas Nacionālais arhīvs uzskata, ka pastāvīgi glabājams ir dokuments ja to izvērtējot kaut viena no metodēm ļauj nonāk pie slēdzienu, ka dokuments glabājams pastāvīgi.

 


Uz augšu

alt