2025.gadā Latvijas Nacionālā arhīva Arhīvu inspekcija (turpmāk – Arhīvu inspekcija) veica 320 pārbaudes, tai skaitā:
288 pamata pārbaudes par dokumentu un arhīvu pārvaldības kārtības nodrošināšanu institūcijās;
22 tematiskās pārbaudes;
10 kontroles pārbaudes par institūcijām doto norādījumu un priekšlikumu izpildi.
No pārbaudītajām institūcijām 15 (5 %) dokumentu un arhīva pārvaldības kārtība atbilst normatīvo aktu prasībām., kas ir divreiz mazāk kā gadu iepriekš.
Biežāk konstatētās neatbilstības normatīvo aktu prasībām institūciju
dokumentu un arhīvu pārvaldībā:
netiek veikta darbinieku rīcībā esošo dokumentu nodošana - pieņemšana mainoties institūcijas personālam (81 institūcijā – 26 % no pārbaudīto skaita)
Šī joprojām ir viena no visbiežāk institūcijās konstatētajām neatbilstībām dokumentu un arhīvu pārvaldībā. Darbinieku rīcībā esošo dokumentu nodošana – pieņemšana, mainoties institūcijas personālam, netiek veikta un dokumentēta vispār, vai arī – tiek veikta un dokumentēta formāli, neatspoguļojot patieso situāciju. Šī neatbilstība kopš iepriekšējā gada ir palielinājusies par ~ 6 %, kaut arī Arhīvu inspekcijas darbinieki pārbaužu laikā regulāri informē atbildīgos institūciju darbiniekus par to, kā un kāpēc ir nepieciešams veikt un dokumentēt dokumentu nodošanu – pieņemšanu, mainoties par dokumentiem atbildīgajām personām. Informējam arī par to, ka kopš 2024.gada Latvijas Nacionālais arhīvs savā mājaslapā sadaļā Institūcijām ir ievietojis dokumentu nodošanas – pieņemšanas akta paraugu, kas var būtiski atvieglot minētā akta noformēšanu (https://www.arhivi.gov.lv/lv/dokumentu-nodosana-un-pienemsana-institucija ).
Saskaņā ar Ministru kabineta 07.05.2024. noteikumu Nr.282 “Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi” 11.3. punkta prasībām, lai nodrošinātu institūcijas dokumentu un arhīva pārvaldības organizāciju, iekšējo uzraudzību un kontroli, institūcijas vadītājs vai viņa pilnvarota persona, mainoties institūcijas personālam, nodrošina institūcijas darbinieka rīcībā esošo dokumentu nodošanu un pieņemšanu. Aicinām institūciju vadītājus un par dokumentu un arhīva pārvaldību atbildīgās amatpersonas un darbiniekus neignorēt normatīvajā aktā noteiktās prasības un korekti veikt dokumentu nodošanu – pieņemšanu, noformējot attiecīgu aktu.
Arhīvu inspekcijas ieskatā dokumentu nodošanas – pieņemšanas neveikšana, kas bieži nav apzināta un ļaunprātīga, var būtiski ietekmēt dokumentu saglabāšanas nodrošināšanu institūcijā, it īpaši institūciju reorganizācijas gadījumos, kad vienlaikus ar darbinieku nomaiņu tiek mainītas telpas un citas dokumentu atrašanās vietas. Īpaši aicinām pārbaudīt un uzraudzīt elektronisko dokumentu un elektronisko datu atrašanās vietas, jo šādu dokumentu un datu izsekojamība laikam ritot kļūst problemātiskāka.
ilgstoši nav veikta dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaude (61 institūcijā – 21 % no pārbaudīto skaita)
Viena no biežāk konstatētajām neatbilstībām institūciju dokumentu un arhīvu pārvaldībā. Arī 2025.gadā būtiski uzlabojumi nav notikuši un joprojām pastāv augsts arhīva dokumentu saglabāšanas risks, it īpaši institūciju reorganizācijas vai likvidācijas procesos. Ja ilgstoši netiek veiktas dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudes un atbildīgie darbinieki nepārzin savas institūcijas arhīva fondu un tā uzskaites dokumentus, kā arī – atsevišķos gadījumos pat nav informēti par konkrētu šo dokumentu atrašanās vietu, risks nozaudēt arhīviski vērtīgus dokumentus ir visai augsts.
Normatīvo aktu prasības nosaka, ka kārtējās dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudes jāveic ne retāk kā vienu reizi astoņos gados, ja dokumentu apjoms nepārsniedz 50 000 glabājamās vienības, vai retāk, ja arhīva dokumentu apjoms ir liels; papildu pārbaudes jāveic pēc dokumentu pārvietošanas uz citu telpu, ārkārtas situācijās saistībā ar arhīva dokumentiem, kā arī, mainoties par arhīvu atbildīgajiem darbiniekiem. Pirms pastāvīgi glabājamo dokumentu nodošanas Latvijas Nacionālajam arhīvam arī ir veicama papildu pārbaude. Pēdējos gados itin bieži dokumentu iztrūkums atklājas tieši pirms to nodošanas pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajam arhīvam. Kāpēc tā? Atbildi var tikai minēt, tomēr ir pamatotas aizdomas, ka iepriekš veiktās dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudes vispār nav veiktas, vai ir bijušas formālas. Šādos gadījumos institūcijai ir jāveic zudušo arhīva dokumentu meklēšana. Gadījumos, kad dokumenti tomēr nav atrodami un visas meklēšanas iespējas ir izsmeltas, ir jāveic zudušo pastāvīgi glabājamo dokumentu izslēgšana no nacionālā dokumentārā mantojuma un tikai tad var pabeigt to nodošanu Latvijas Nacionālajam arhīvam.
Dokumentu izslēgšana no nacionālā dokumentārā mantojuma ir laikietilpīgs process, kas var būtiski aizkavēt institūcijas dokumentu nodošanu pastāvīgā valsts glabāšanā, tāpēc iesakām institūcijām regulāri veikt dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudes, lai laicīgi atklātu iespējamos dokumentu zudumus un veiktu to meklēšanu.
Divas turpmāk minētās nepareizās rīcības var novest pie negatīvām sekām arhīviski vērtīgiem dokumentiem:
Dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaude ir veikta savlaicīgi, bet pārbaudes akts nav sastādīts, jo netika konstatēts dokumentu iztrūkums vai bojājumi. Šāda rīcība ir nevēlama, jo nav fiksēta situācija ar arhīva dokumentiem konkrētā laikā un nav arī atskaites punkta nākamajai pārbaudei.
Dokumentu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudes akts tiek sastādīts formāli, balstoties uz uzziņu sistēmas datiem, bet faktiskā pārbaude nav notikusi. Arī šāda rīcība nav pieļaujama, jo neatspoguļo patieso dokumentu esību un to fizisko stāvokli.
Dokumentu iztrūkumu vai bojājumu gadījumos aicinām atbildīgos darbiniekus savlaicīgi uzsākt dokumentu meklēšanu vai, dokumentu bojājumu gadījumā - dezinfekciju, pārvietošanu u.c. pasākumus, lai zudušos dokumentus atrastu, bet fiziski bojātus dokumentus iespēju robežās saglabātu. Iesakām arī nekavējoties konsultēties par labākajiem risinājumiem Latvijas Nacionālā arhīva speciālistiem dokumentu saglabāšanas jautājumos.
ilgstoši nav veikta pastāvīgi un ilgstoši glabājamo dokumentu sagatavošana glabāšanai un dokumentu klasifikācijas shēmu un uzziņu sistēmu saskaņošana ar LNA (48 institūcijās - 15 % no pārbaudīto skaita)
Ilgu laika periodu normatīvajos aktos nav veiktas izmaiņas par termiņiem, kādos institūcijām jāveic arhīva dokumentu sakārtošana (piecu gadu laikā pēc dokumentu pārvaldības perioda beigām ir jāsakārto pastāvīgi un ilgstoši glabājamie dokumenti, jāveic to aprakstīšana un uzziņu sistēmu saskaņošana ar Latvijas Nacionālo arhīvu), tomēr joprojām daļai institūciju iekļaušanās noteiktajos termiņos dažādu iemeslu dēļ ir problemātiska, piemēram, atsevišķu nozaru ministrijām, gan atsevišķām izglītības iestādēm u.c. institūcijām.
Ja institūcija nespēj savlaicīgi sagatavot arhīva dokumentus glabāšanai, tad termiņa pagarinājums jāsaskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu. Arī šo normu dažās institūcijās ignorē un vienkārši turpina bezdarbību, kas faktiski ir kvalificējams kā administratīvais pārkāpums.
Jāatzīmē, ka dokumentu sakārtošanas un aprakstīšanas termiņi attiecināmi uz visiem institūcijas pastāvīgi un ilgstoši glabājamiem dokumentiem, neatkarīgi no to veida, formas, nesējvides, tostarp foto, audio, audiovizuālajiem un elektroniskajiem dokumentiem.
Ilgstoša institūcijas arhīva dokumentu sakārtošanas un aprakstīšanas iekavēšana var radīt būtiskus dokumentu zudumus, it īpaši gadījumos, kad tiek mainītas ēkas, telpas, vadītāji, personāls utt. Arī pēc institūciju reorganizācijas vēlams nekavēt reorganizēto institūciju pastāvīgi un ilgstoši glabājamo dokumentu aprakstīšanu. Jo ilgāks laiks pagājis pēc reorganizācijas, jo grūtāk identificēt visas faktiskās dokumentu glabāšanas vietas, tostarp datu serverus, informācijas sistēmas utt.
nav noteikta dokumentu un arhīva pārvaldības kārtība (29 institūcijās – 9 % no pārbaudīto skaita)
Lai dokumentu un arhīva pārvaldība noritētu atbilstoši normatīvo aktu prasībām, institūcijām ir jāizstrādā un jāizdod iekšējie normatīvie akti; jānosaka atbildīgie darbinieki, to pienākumi un amatu atbildības robežas; jānosaka dokumentu un arhīvu pārvaldības kontroles mehānismi. Ja iekšējie darba procesi ir sakārtoti un katrs par dokumentu un arhīva pārvaldību atbildīgais darbinieks pārzina savus darba pienākumus un izprot atbildību par to izpildi, tad viņš ar institūcijas vadības atbalstu spēj nodrošināt institūcijas dokumentu radīšanu, saglabāšanu, izmantošanu atbilstoši normatīvo aktu prasībām un arhīviski vērtīgo dokumentu savlaicīgu nodošanu pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajam arhīvam.
Dažkārt Arhīvu inspekcija konstatē, ka atbildīgais darbinieks neizprot savas atbildības un kompetences robežas, it īpaši saistībā ar elektroniskajām dokumentu pārvaldības sistēmām, elektroniskajiem dokumentiem un dažādām informācijas sistēmām. Ja institūcija neizmanto elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmu, tad reizēm dokumenti tiek glabāti nesistematizēti biroja datorā, e-pasta serverī vai mākoņkrātuvē, neveidojot klasifikācijas shēmai atbilstošas elektronisko dokumentu mapes. Šādos gadījumos dokumentu pārvaldība ir apgrūtināta, jo dokumentu glabāšana un meklēšana ir nepārskatāma. Institūcijas iekšējie normatīvie akti, kuros detalizēti aprakstīti dokumentu un arhīvu pārvaldības procesi ļauj izvairīties no šādām un citām līdzīgām situācijām.
pastāvīgi glabājamie dokumenti savlaicīgi nav nodoti pastāvīgā valsts glabāšanā LNA (15 institūcijās - 5 %)
Šī neatbilstība nav bieži konstatēta, tomēr vēršam atbildīgo darbinieku uzmanību - Arhīvu likuma 6. panta pirmā daļa nosaka, ka papīra dokumenti ar arhīvisko vērtību, kuri atlasīti pastāvīgai glabāšanai, tiek nodoti pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā ne vēlāk kā 15 gadus pēc to radīšanas vai saņemšanas, savukārt, otrā daļa nosaka, ka elektroniskie dokumenti un dokumenti, kuros ietverto informāciju veido attēls vai skaņa un kuri uztverami un izmantojami ar attiecīgu iekārtu palīdzību (audiovizuālie un kinematogrāfiskie dokumenti, fotogrāfijas un skaņu dokumenti), tiek nodoti pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā ne vēlāk kā 5 gadus pēc to radīšanas vai saņemšanas.
Saskaņā ar 2024.gada izmaiņām normatīvajos aktos, Latvijas Nacionālais arhīvs saskaņo dokumentu nodošanu un pieņemšanu pastāvīgā valsts glabāšanā nākamajam kalendāra gadam līdz kārtējā gada 1. martam. Lai dokumentu nodošanas pastāvīgā valsts glabāšanā procesi būtu prognozējami, aicinām institūcijas savlaicīgi plānot un organizēt gan arhīva dokumentu sagatavošanu glabāšanai, gan to nodošanu Latvijas Nacionālajam arhīvam.
Arhīvu inspekcijas veiktajās pārbaudēs regulāri tiek konstatētas arī citas neatbilstības dokumentu un arhīvu pārvaldības jomā, piemēram, dokumentu klasifikācijas shēmās netiek iekļauti visi institūcijas radītie un saņemtie dokumenti; nosakot dokumentu glabāšanas termiņus, netiek izvērtēts dokumentu saturs; dokumentu grupēšana lietās notiek neatbilstoši prasībām (lietās ievietoti dokumenti ar dažādiem glabāšanas termiņiem); arhīvglabātavās netiek nodrošināta atbilstoša dokumentu saglabāšanas vide u.c.); īslaicīgi glabājamie dokumenti tiek iznīcināti pirms Akta par dokumentu atlasi iznīcināšanai saskaņošanu ar Latvijas Nacionālo arhīvu u.c., tomēr šīs neatbilstības nav sistemātiskas un vairumā gadījumu tiek savlaicīgi novērstas. 2025.gadā ir bijuši atsevišķi gadījumi, kad institūcijas konstatēja būtiskus dokumentu fiziskos bojājumus un lūdza Latvijas Nacionālā arhīva speciālistu konsultācijas situācijas novēršanā. Tika konstatēts arī Arhīvu inspekcijas praksē diezgan unikāls gadījums, kad institūcija faktiski nav veikusi dokumentēšanu, bet ir veikusi dokumentu aprakstīšanu un uzziņu sistēmas saskaņošanu ar Latvijas Nacionālo arhīvu.
Cēloņi neatbilstībām dokumentu un arhīvu pārvaldībā institūcijās ir dažādi, tostarp darbinieku un amatpersonu bezatbildīga attieksme pret dokumentiem, tomēr vairumā gadījumu tās ir darbinieku nepietiekamās zināšanas (normatīvo aktu nepārzināšana, nepietiekama profesionālā kvalifikācija konkrētajā jomā) un pārslodze. Atbildīgajiem darbiniekiem bieži trūkst praktiskās pieredzes dokumentu un arhīvu pārvaldībā, kā arī ir nepietiekamas iemaņas darbā ar elektroniskajiem dokumentiem un informācijas sistēmām. Nelielās institūcijās darbinieku apjomīgā darba noslodze amatos, kuros galvenā prioritāte ir institūcijas pamatfunkciju nodrošināšana, bet arhīvs ir papildu pienākums, kā arī darbinieku biežā mainība, neveicina attiecīgo darbinieku zināšanu un prasmju attīstību un pilnveidošanu. Šī problēma ir visaptveroša un nav raksturīga tikai kādai vienai nozarei vai institūciju grupai.
Administratīvie pārkāpumi dokumentu un arhīva pārvaldībā
2025.gadā Arhīvu inspekcija uzsāka divus administratīvā pārkāpuma procesus par dokumentu un arhīva pārvaldības kārtības pārkāpumiem institūcijās. Par izdarītajiem pārkāpumiem viena persona sauktas pie administratīvās atbildības; viens process izbeigts. Maznozīmīgu pārkāpumu gadījumos Arhīvu inspekcijas amatpersonas institūciju atbildīgajām amatpersonām vai darbiniekiem izteica aizrādījumus un deva rakstveida norādījumus neatbilstību novēršanai.
2025.gadā Arhīvu inspekcijā saņemtas un izskatītas 2 sūdzības par iespējamiem dokumentu un arhīva pārvaldības kārtības pārkāpumiem institūcijās, tomēr pārbaužu gaitā pārkāpumi netika konstatēti.
Informāciju apkopoja LNA Arhīvu inspekcijas vadītāja Arta Rengarte