Izmaiņas dokumentu un arhīvu pārvaldība pašvaldību reformas laikā

Izmaiņas NESKAR:

Valstspilsētas: Daugavpils, Jelgava, Jūrmala, Liepāja, Rēzekne, Rīga, Ventspils;

Novadus: Alūksnes, Gulbenes, Līvānu, Olaines, Salaspils, Valkas, Ventspils.

Reorganizēto pašvaldību iestādes un kapitālsabiedrības, kuras netiek likvidētas, apvienotais vai pievienotas.

Piezīme: Augstākminētās pašvaldības turpina iesākto dokumentu un arhīvu pārvaldības darbu.

Minētais attiecas arī uz reorganizēto pašvaldību iestādēm un kapitālsabiedrībām, kuras netiek apvienotas vai pievienotas: neskatoties uz to padotības un rekvizītu, zīmogu maiņu tiek turpināta gada sākumā iesākto reģistrācijas numuru piešķiršana dokumentiem, turpinātas gada sākumā iesāktās lietas utml.

Izmaiņas SKAR:

VISAS PĀRĒJĀS PAŠVALDĪBAS

Pašvaldību iestādes un kapitālsabiedrības, kuras tiek likvidētas, apvienotas vai pievienotas.

Piezīme: Iepriekšējās pašvaldības vai kapitālsabiedrības nodošana jaunajai pašvaldībai nav uzskatāma par likvidāciju, apvienošanu vai pievienošanu.

Vispārīgie reorganizējamo pašvaldību pienākumi ir aprakstīti šeit:

Metodika par jauno pašvaldību darba uzsākšanu, tai skaitā pienākumiem dokumentu un arhīvu pārvaldībā ir šeit:
Skatīt 16. un 84.lapu

 

Iepriekšējo pašvaldību fondi tiek slēgti. 

Piezīme: Fonda slēgšana attiecas arī uz iepriekšējo pašvaldību dokumentu pārvaldību, t.i. tā netiek turpināta, īslaicīgi glabājamās lietas un dokumentu reģistri arī tiek slēgti (par izņēmumu sk. zemāk).

Fonds ir jāslēdz arī neskatoties uz to, ka pašvaldības nosaukums nemainās vai nemainās pašvaldības reģistrācijas numurs Publisko personu un iestāžu reģistrā. Piemēram: bijušā Siguldas novada fondu slēdz, jo Administratīvo teritoriju un apdzīvoto vietu likums nosaka jauna novada izveidošanu no Siguldas, Krimuldas, Mālpils novadiem un Inčukalna novada Inčukalna pagasta. Likums neparedz, ka Krimuldas un Mālpils novads un Inčukalna pagasts tiek pievienots līdz 2021.gada 30.jūnijam pastāvošajam Siguldas novadam. Ar 2021. gada 1.jūniju darbu uzsākušais Siguldas novads ir jauna institūcija ar jaunu ievēlētu domi u.c. institūcijām. 

Jaunās pašvaldības sāk jaunu dokumentu pārvaldības periodu: jaunas lietu nomenklatūras izstrādi, jaunu lietu veidošanu, jaunu dokumentu reģistru ieviešanu utt. 

Piezīme: Ja dokumentu sistēmas (saukta arī elektroniskā dokumentu pārvaldības sistēma/ dokumentu vadības sistēma) funkcionalitāte nenodrošina reģistrācijas numerācijas sākšanu no jauna pēc 1.jūlija, ir pieļaujama iepriekšējās pašvaldības reģistrācijas numerācijas turpināšana.

Šādā gadījumā galvenais ir tas, ka no 1.jūlija jaunās pašvaldības dokumenti tiek fiziski vai "intelektuāli" nodalīti sistēmā.

Arhivējot būtu jāsniedz skaidrojums, ka jaunajai pašvaldībai ir turpināta dokumentu numerācija no iepriekšējās pašvaldības.

Ārējie normatīvie akti rīcību šādos gadījumos nereglamentē. Vadāmies pēc likumā noteiktajiem lietderības apsvērumiem.

Iepriekšējo pašvaldību iestāžu fondi un kapitālsabiedrību fondi tiek turpināti, ja netiek pieņemts lēmums par to likvidāciju vai reorganizāciju.

  1. ja apvienojas divas vai vairākas iestādes vai kapitālsabiedrības un tiek izveidota jauna iestāde vai kapitālsabiedrība – fondu slēdz, sāk jaunu lietvedību un dokumentu pārvaldības periodu, t.sk. jaunu reģistrācijas numuru piešķiršanu dokumentiem;
  2. ja vienai iestādei vai kapitālsabiedrībai pievieno otru iestādi vai kapitālsabiedrību:
    1.  iegūstošās iestādes vai kapitālsabiedrības fondu un dokumentu pārvaldību (lietvedību) turpina.

Piezīme: Minētais nav attiecināms uz apvienojamo pašvaldību domēm vai institūcijām, kuras nodrošina domju lietvedību (līdz 30.06.2021. esošajām domju vai novadu izpilddirekcijām, administrācijām).

    1. pievienotās iestādes vai kapitālsabiedrības fondu un lietvedību slēdz.
  1. ja no iestādes vai kapitālsabiedrības atdala funkciju un to nodod citai iestāde vai kapitālsabiedrībai- fondu un dokumentu pārvaldību turpina;
  2. ja no iestādes vai kapitālsabiedrības atdala funkciju un tās veikšanai izveido jaunu iestādi:
    1. iestādes, kurai atdalīta funkcija, fondu un dokumentu pārvaldību  turpina;
    2. jaunajai iestādei izveido jaunu fondu un uzsāk jaunu dokumentu pārvaldību.