Lūdzu uzgaidiet...

Dokumentu aprakstīšana

Aprakstot dokumentus, institūcija veido vairāklīmeņu arhīvisko aprakstu, kas sastāv no savstarpēji hierarhiski saistītiem aprakstiem par katru apraksta vienību. Apraksta vienības vieta arhīva fonda hierarhiskajā struktūrā ir apraksta līmenis.

Arhīva fonda hierarhiskās struktūras attēlojums ir vairāklīmeņu arhīviskā apraksta shēma.

Vairāklīmeņu arhīviskā apraksta shēmā dokumentus sistematizē apakšfondos, sērijās un to apakšlīmeņos saskaņā ar dokumentu klasifikācijas shēmu, ilgstoši glabājamiem dokumentiem paredzot atsevišķas sērijas.

Vairāklīmeņu arhīviskā apraksta shēmas projektu pirms dokumentu aprakstīšanas institūcija saskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu.

Lietas uzskaita uzskaites sarakstos (paraugs). Uzskaites sarakstus veido atbilstoši dokumentu glabāšanas termiņam, informācijas nesēja formai (piemēram, papīra, elektroniskā) un termiņam, kādā dokumenti tiks nodoti pastāvīgā valsts glabāšanā. Ja sērija vai apakšsērija ir liela un visi tajā sistematizētie viena veida dokumenti ir vienā formā, tai var veidot atsevišķu uzskaites sarakstu. Ja sērijas ir nelielas, vairākas sērijas var apvienot vienā uzskaites sarakstā.

Institūcija, veidojot vairāklīmeņu arhīvisko aprakstu, aprakstīšanu veic vienā no trim veidiem:

1. Latvijas Nacionālā arhīva Vienotajā valsts arhīvu informācijas sistēmā, noslēdzot līgumu ar Latvijas Nacionālo arhīvu;

2. institūcijas informācijas sistēmā, kura nodrošina dokumentu aprakstīšanu, ievērojot šādas prasības:

2.1. no sistēmas iespējams izgūt visu nepieciešamo informāciju par katru aprakstīšanas līmeni un glabājamo vienību un elektronisko dokumentu līmeņa uzskaites sarakstus;

2.2. apraksti tiek izgūti elektroniskā formā XML formātā (formas struktūru saskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu) vai izmantojot izklājlapas;

3. izklājlapās.

Elektroniskiem pārvaldes dokumentiem veido dokumentu līmeņa uzskaites sarakstu, ko institūcija sagatavo un iesniedz Latvijas Nacionālajā arhīvā triju mēnešu laikā pēc vairāklīmeņu arhīviskā apraksta shēmas un attiecīgā elektronisko dokumentu uzskaites saraksta saskaņošanas.

Ja institūcijas pārvaldībā ir datubāzes un informācijas sistēmas, kas satur pastāvīgi glabājamus dokumentus elektroniskā formā, dokumentus apraksta pēc to izvērtēšanas normatīvajos aktos par informācijas sistēmu izvērtēšanu noteiktajā kārtībā. Aprakstīšanas kārtību un apraksta elementus saskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu līgumā par nodošanu pastāvīgā valsts glabāšanā.

Aprakstot audiovizuālos dokumentus, fotodokumentus un skaņas dokumentus, uzskaites sarakstā iekļaujamos datus saskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu.

Uzskaites sarakstā iekļaujamo datu piemēri: fotodokumenti, skaņas dokumenti, videodokumenti.

Plašāka informācija Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumos.

 


Uz augšu

alt