Foto, video un skaņas dokumentu aprakstīšana un nodošana
Institūcija apraksta un valsts glabāšanā nodod arī fotogrāfijas, skaņas ierakstus un videoierakstus, kas dokumentē tās darbību, pasākumus, saziņu ar sabiedrību un citas aktivitātes.
Valsts glabāšanā jānodod arī tās fotogrāfijas, skaņas ieraksti un videoieraksti, kas pasūtīti kā ārpakalpojums.
Fotogrāfijas, skaņas ieraksti un videoieraksti jāapraksta institūcijas arhīva uzziņu sistēmā, veidojot uzskaites sarakstus.
Uzskaites sarakstus veido:
- Pa dokumentu veidiem: foto, skaņa, video
- Pa nesējvidēm: analogā, elektroniskā
- Pa nesējiem (analogajiem): videokasetes, fotonegatīvi un diapozitīvi, fotogrāfijas uz papīra pamatnes.
Uzskaites sarakstu veidošanai lieto paplašināto uzskaites saraksta formu.
Uzskaites sarakstu paraugi ar skaidrojumiem aprakstu elementu aizpildei pieejami
Jāapraksta katra fotogrāfija, katrs videoieraksts vai skaņas ieraksts kā atsevišķa glabājamā vienība.
Fotogrāfiju, skaņas ierakstu un videoierakstu nodošanu valsts glabāšanā nosaka MK noteikumi Nr. 749 «Kārtība, kādā nodod dokumentus pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā».
Pirms dokumentu nodošanas institūcija ar arhīvu slēdz līgumu par fotogrāfiju, skaņas ierakstu un videoierakstu nodošanu valsts glabāšanā. Līguma forma pieejama šeit.
Fotogrāfijas, skaņas ierakstus un videoierakstus ar pieņemšanas-nodošanas aktu nodod Latvijas Valsts kinofotofonodokumentu arhīvam Šmerļa ielā 5, Rīgā. Akta forma pieejama šeit.
Fotogrāfijas, skaņas ieraksti un videoieraksti arhīvam jānodod oriģinālformātā un iespējami labākajā kvalitātē.
Elektronisko fotogrāfiju, skaņas ierakstu un videoierakstu datnes nodod tiešsaistē vai ārējā datu nesējā.
Nodošanai arhīvā dokumentu datnes nevajag ierakstīt DVD vai CD. Ja institūcijā datnes tiek glabātas DVD vai CD, tad no tām izgūst datnes un nodod arhīvam, uzliekot tās uz servera. Ja ir tehniskas problēmas datņu izgūšanai no DVD vai CD, tad diskus nodod arhīvam pārbaudei.
Arhīvs atgādina, ka dokumentu glabāšana CD, DVD vai ārējos nesējos ir nedroša! Lūdzam dokumentus glabāt uz droša servera.