Vadlīnijas piemērojot
25.02.2021. grozījumus Ministru kabineta 2018. gada 13. novembra noteikumos Nr. 690
"Noteikumi par personas darba vai dienesta gaitu un izglītību apliecinošiem dokumentiem, kuriem ir arhīviska vērtība, un to glabāšanas termiņiem"
- Institūcija veido katrai personai savu lietu.
- Lietu nomenklatūrā personas lietām nosaka glabāšanas termiņu “90 gadi kopš personas dzimšanas”.
- Personas lietas arhivē katrai personai veidojot savu glabājamo vienību (lietu).
- Dzimšanas gadu norāda uzskaites saraksta piezīmju ailē.
- Ja tiek aprakstīts liels personas lietu daudzums:
- lietas uzskaites sarakstā var sistematizēt pēc personu dzimšanas gadiem;
- lai nodrošinātu lietu meklēšanu, obligāti jāsaglabā uzskaites saraksta elektroniskā versija, vai jāsastāda personu rādītājs;
- rīkojumiem, amata aprakstiem u.c. 75 gadus glabājamajiem dokumentiem var sastādīt atsevišķu uzskaites sarakstu un 90 gadus glabājamajām personas lietām- arī atsevišķu uzskaites sarakstu;
- Vairākas personas lietas vienkopus var glabāt vienā lietvedībā izmantotajā plastmasas mapē. Lietas vienu no otru atdala ar papīra lapām, kuras noformētas kā lietas vāks. Katras personas lietas lapām jābūt numurētām.
- Ja katrai personai ir sava personas lieta, jau arhivētos dokumentus, kuru glabāšanas termiņš ir beidzies, atlasa iznīcināšanai un izslēdz no uzskaites sarakstiem un lietu aprakstiem.
- Ja vienā lietā ir apvienotas vairāku personu lietas, tās neizslēdz, izņemot, ja visām tajā esošajām personām ir 90 un vairāk gadi un minētā darba veikšanai ir nepieciešamie resursi.
- Pirms dokumentu iznīcināšanas iesniedz saskaņošanai Latvijas Nacionālajam arhīva dokumentu iznīcināšanas aktu.
- Uzskaites sarakstu un lietu aprakstu piezīmju ailē veic atzīmi par lietu izslēgšanu, veicot attiecīgas atzīmes arī lietu kopsavilkuma ierakstā.