exh1 exh1 exh1 exh1

                           Informējam, ka sakarā ar Cēsu zonālā valsts arhīva dokumentu pārvietošanu, arhīva izziņu sagatavošanas laiks var pārsniegt 30 dienas. 

Lūdzu uzgaidiet...

Dokumentu saskaņošana

Institūcijai ir pienākums veikt savas darbības dokumentēšanu, kā arī nodrošināt dokumentu izvērtēšanu atbilstoši institūcijas funkcijām, lai noteiktu:  a) pastāvīgi un uz laiku glabājamos dokumentus, b) uz laiku glabājamo dokumentu glabāšanas termiņu. (Arhīvu likuma 4.panta 2.daļas 1.punkts)

Institūcijai ir pienākums saskaņot ar Latvijas Nacionālo arhīvu dokumentu klasifikācijas shēmas, dokumentu glabāšanas termiņus, uzziņu sistēmas, kā arī dokumentu iznīcināšanas aktus pirms dokumentu iznīcināšanas. (Arhīva likuma 4.panta 3.daļa)

Uzmanību! Latvijas Nacionālais arhīvs atgādina, ka institūciju uzziņu sistēmas, kuras ir sagatavotas saskaņā ar spēku zaudējušo Valsts arhīvu ģenerāldirekcijas 1995. gada 10. oktobra instrukciju "Par juridisko personu arhīva dokumentu uzkrāšanu, uzskaiti, saglabāšanu un izmantošanu" netiek saskaņotas. Sīkāka informācija atrodama šeit.

 

Dokumentu klasifikācijas shēmu, lietu nomenklatūru saskaņošana:

Institūcija dokumentus sistematizē atbilstoši dokumentu klasifikācijas shēmai. Lietas veido saskaņā ar lietu nomenklatūru.

Lai saskaņotu dokumentu klasifikācijas shēmu un dokumentu glabāšanas termiņus, lietu nomenklatūru reizi trijos gados iesniedz Latvijas Nacionālajā arhīvā. Ja institūcijām vai to grupām ir izstrādāta lietu paraugnomenklatūra, lietu nomenklatūru saskaņošanai Latvijas Nacionālajā arhīvā institūcijas iesniedz reizi piecos gados.

Lietu nomenklatūru saskaņošanai Latvijas Nacionālajā arhīvā iesniedz papīra formā divos eksemplāros. Latvijas Nacionālais arhīvs pēc saskaņošanas vienu eksemplāru atdod institūcijai. Ja lietu nomenklatūru saskaņošanai iesniedz elektroniski, Latvijas Nacionālais arhīvs saskaņošanu veic elektroniski.

Latvijas Nacionālais arhīvs triju mēnešu laikā saskaņo lietu nomenklatūrā ietverto dokumentu klasifikācijas shēmu un dokumentu glabāšanas termiņus un nosaka arhīviski vērtīgos dokumentus. Ja nepieciešams, informē institūciju par veicamajām izmaiņām vai precizējumiem dokumentu klasifikācijas shēmā vai dokumentu glabāšanas termiņos pirms saskaņošanas.

Ja būtiski mainās institūcijas funkcijas vai tās struktūra, institūcija par to informē Latvijas Nacionālo arhīvu, un Latvijas Nacionālais arhīvs pieņem lēmumu par nepieciešamību veikt atkārtotu dokumentu klasifikācijas shēmas vai tās daļas un glabāšanas termiņu saskaņošanu.

 

Uzziņas sistēmu (vairāklīmeņu arhīvisko apraksta shēmu, vairāklīmeņu arhīviskais aprakstu, uzskaites sarakstu) saskaņošana:

Institūcija uzziņu sistēmu iesniedz saskaņošanai Latvijas Nacionālajā arhīvā. Ja aprakstīšana netiek veikta Latvijas Nacionālā arhīva Vienotajā valsts arhīvu informācijas sistēmā, uzziņu sistēmu iesniedz saskaņošanai Latvijas Nacionālajā arhīvā izklājlapās vai XML formātā elektroniski vai divos eksemplāros papīra formā.

Latvijas Nacionālais arhīvs institūcijas iesniegto uzziņu sistēmu saskaņo triju mēnešu laikā, ja nepieciešams, informē institūciju par veicamajām izmaiņām vai precizējumiem uzziņu sistēmā pirms saskaņošanas.

 

Dokumentu iznīcināšanas aktu saskaņošana:

Par dokumentiem (neatkarīgi no informācijas nesēja formas), kuru glabāšanas termiņš ir beidzies, institūcija izstrādā dokumentu iznīcināšanas aktu. Minētajā aktā neiekļauj īslaicīgi glabājamās lietas un dokumentus, ja par attiecīgo dokumentu pārvaldības periodu nav veikta pastāvīgi glabājamo dokumentu un ilgstoši glabājamo dokumentu aprakstīšana.

Dokumentu iznīcināšanas aktu sagatavo un  iesniedz Latvijas Nacionālajam arhīvam papīra formā divos eksemplāros. Pēc saskaņošanas vienu minētā akta eksemplāru Latvijas Nacionālais arhīvs atdod institūcijai. Ja minēto aktu nosūta elektroniskā formā, Latvijas Nacionālais arhīvs to saskaņo elektroniski.

Latvijas Nacionālais arhīvs institūcijas iesniegtos dokumentu iznīcināšanas aktus saskaņo triju mēnešu laikā, ja nepieciešams, informē institūciju par veicamajām izmaiņām vai precizējumiem aktos pirms to saskaņošanas.

Elektronisko pārvaldes dokumentu uzskaites sarakstu institūcija sagatavo un iesniedz Latvijas Nacionālajā arhīvā triju mēnešu laikā pēc vairāklīmeņu arhīviskā apraksta shēmas un attiecīgā elektronisko dokumentu uzskaites saraksta saskaņošanas.

 

Dokumentu nodošanas saskaņošana:

Latvijas Nacionālais arhīvs līdz kārtējā gada 1.decembrim rakstiski saskaņo ar institūciju dokumentu nodošanas un pieņemšanas pastāvīgā valsts glabāšanā grafiku nākamajam kalendāra gadam.

 


Dokumentus saskaņošanai var iesniegt izmanojot iestāžu portālu


Uz augšu

alt